Desde el manejo del papel hasta la calidad de imagen, conozca las características que debe buscar en estos dispositivos de alto rendimiento
Los escáneres proporcionan un puente fundamental entre los medios analógicos y digitales. Aunque casi todas las empresas dependen de los escáneres de documentos para la digitalización, muchas necesitan modelos de nivel de producción para realizar este valioso servicio a la velocidad del rayo.
Este es el mundo de los escáneres de documentos de alta velocidad, y este artículo ofrece una explicación completa de este tema. Desde la mecánica de manejo del papel hasta la calidad de imagen, describiremos todas las características que hay que buscar en la mejor solución de digitalización.
Consulte nuestra guía Escáneres de documentos: Todo lo que necesita para digitalizarse, para obtener más información y consejos de expertos.
Saltar a una sección:
- ¿Qué es un escáner de alta velocidad?
- ¿Cuáles son las ventajas de un escáner de documentos de alta velocidad?
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Características principales de un escáner de documentos de alta velocidad y calidad
- 1. Excelente rendimiento general de digitalización
- 2. Mecánica de manejo de papel optimizada
- 3. Gran capacidad del alimentador automático de documentos
- 4. Control de apilamiento de documentos después de la digitalización
- 5. Mejora integral de la imagen
- 6. Digitalización en cama plana eficiente
- 7. Software de captura de alto rendimiento
- 8. Integración con sistemas de gestión documental
- Nuestra recomendación: Escáner de documentos fi-7700 de RICOH
¿Qué es un escáner de alta velocidad?
Un escáner de alta velocidad es un dispositivo de digitalización que puede procesar de forma rápida y confiable un gran volumen de documentos. Estos dispositivos pueden convertir documentos físicos en imágenes digitales mucho más rápido que los modelos de consumo estándar, con escáneres de gama alta capaces de procesar decenas de miles de hojas en un solo día. Los escáneres de documentos de alta velocidad son esenciales para alcanzar los niveles de productividad necesarios en muchos sectores críticos, como la salud, la fabricación, los servicios financieros y las agencias gubernamentales.
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¿Cuáles son las ventajas de un escáner de documentos de alta velocidad?
A diferencia de los escáneres tradicionales, los diseñados para la velocidad y los ciclos de trabajo de alto volumen ofrecen un ahorro de tiempo espectacular, hasta el punto de que pueden tener un impacto material en los resultados de una empresa. A escala de producción, cuando es necesario capturar y almacenar rápidamente miles de páginas, disponer de un dispositivo capaz de digitalizar con fiabilidad facturas, documentos hipotecarios, historiales médicos, manuscritos y mucho más se traduce en un aumento de la productividad. Haga la inversión adecuada para su empresa y podrá ver mejoras notables en sus resultados durante años.
Características principales de un escáner de documentos de alta velocidad y calidad
1. Excelente rendimiento general de digitalización
A la hora de seleccionar un escáner rápido de documentos, es importante entender cuál es el umbral maximo de sus necesidades de procesamiento y compararlo con la capacidad de digitalización de los modelos que está evaluando. El rendimiento se mide normalmente en dos caracteristicas: páginas por minuto (ppm) y páginas por día (ciclo de trabajo). Los mejores escáneres varian entre las 100 ppm para las unidades más pequeñas y las 140 ppm o más para los modelos de producción de gran volumen. Traducido a producción diaria, los escáneres de documentos de alta velocidad pueden digitalizar entre 24.000 y 130.000 hojas.
2. Mecánica de manejo de papel optimizada
Los componentes que se encargan de la parte delantera del proceso de digitalización influyen significativamente en la velocidad de funcionamiento del escáner. Una mecánica de alimentación deficiente puede provocar irregularidades en la captura de imágenes y atascos de documentos, lo que obliga a realizar nuevas digitalizaciones y ajustes por parte del operador que consumen mucho tiempo.
Busque un escáner que incluya funciones basadas en hardware, como el control automático de separación y la función de reducción de inclinación. Estas funciones se adaptan dinámicamente al tipo de papel que se digitaliza para asegurar un manejo fluido, incluso al digitalizar documentos de distintos tamaños y grosores en el mismo lote.
La tecnología de reducción de inclinación compensa los casos en los que un documento se tuerce durante su recorrido por el escáner, provocando que el siguiente documento se alimente de forma incorrecta. Cuando se produce una desviación de este tipo, estos escáneres utilizan un control de rodillos independiente para retrasar el procesamiento del siguiente documento hasta que el documento desviado haya pasado por el escáner. Luego, reanuda la recogida del papel, lo que asegura que un solo error de documento no tenga repercusiones en cadena.
3. Gran capacidad del alimentador automático de documentos
Para aprovechar las rápidas velocidades de digitalización y el manejo avanzado del papel, los clientes deben buscar la posibilidad de cargar grandes pilas de documentos en la bandeja de entrada del escáner, lo que permite al alimentador automático de documentos (ADF) procesar cientos de documentos en un solo lote. Los escáneres de alta velocidad tienen capacidades de ADF superiores a 200 hojas y algunos permiten procesar hasta 500 documentos en un solo lote.
4. Control de apilamiento de documentos después de la digitalización
Otra característica que hay que buscar en un escáner de documentos de alta velocidad es el control sobre la organización de la pila de documentos de salida. La velocidad de procesamiento de documentos sin procesar es excelente, pero si la bandeja de salida está llena con una pila desordenado de papeles en lugar de una pila ordenada, eficiencia de todo el proceso se reduce significativamente.
Los escáneres de gama alta emplean tecnología de regulación de la velocidad de procesamiento para asegurar que el lote de salida esté listo para la recogida. Aunque los documentos pasan por el dispositivo a gran velocidad durante la fase inicial de la digitalización, los rodillos desaceleran ese impulso antes de que el papel caiga en la bandeja de salida. Esto permite que cada hoja de papel caiga en una pila uniforme, lo que facilita una recolección optimizada después de que se completa cada lote.
5. Mejora integral de la imagen
Las empresas también pueden aumentar sus volúmenes de digitalización diarios digitalizando documentos de distintos tamaños y tipos en el mismo lote. Si bien la tecnología de manejo de papel está optimizada para la alimentación de papel, el escáner también debe ser capaz de adaptarse a los distintos tipos de documentos y utilizar los ajustes de mejora de imagen adecuados para capturar toda la información, incluidas las letras pequeñas y las marcas ligeras de lápiz. Los escáneres de documentos de alta velocidad deben incorporar una sofisticada tecnología de umbral dinámico para adaptar los ajustes a cada documento y asegurar la conservación y disponibilidad de toda la información.
6. Digitalización en cama plana eficiente
Si busca un escáner de documentos rápido con función de digitalización por cama plana, una de las características más importantes que debe tener en cuenta es la posibilidad de mantener abierta la tapa del escáner durante la digitalización. Tener que cerrar y abrir la tapa entre cada documento añade pasos innecesarios al proceso. También abre la puerta a errores menores que consumen mucho tiempo, como la inclinación del documento. Puede evitar ambos problemas si se asegura de que su modelo tiene la opción de digitalización con la cubierta abierta. Estas unidades de doble propósito son excelentes porque pueden manejar grandes volúmenes de documentos a través del ADF y también proporcionan una digitalización rápida por la cama plana para documentos encuadernados, libros y documentos frágiles.
7. Software de captura de alto rendimiento
Por muy optimizadas que sean las operaciones de hardware, el software de captura determina en gran medida la velocidad de procesamiento del dispositivo. Hay numerosas cualidades que buscar en el software de un escáner de documentos de alta velocidad, pero algunas de las más importantes son:
- Tecnología de mejora de la imagen: Su escáner debe contar con tecnología inteligente de digitalización de documentos que ofrezca imágenes con una nitidez impecable.
- Eficiencia del proceso: El software de su escáner debe mejorar la velocidad de los procedimientos de digitalización de rutina.
- Gestión y monitoreo centralizadas: El software de su escáner debe ofrecer una línea de visión directa y control sobre el entorno de sus dispositivos.
- Amplia integrabilidad: Su escáner debe ser compatible con aplicaciones de distintos sectores, como salud, gobierno, finanzas, distribución y educación.
8. Integración con sistemas de gestión documental
Cuando se utiliza en todo su potencial, un escáner de alta velocidad capturará naturalmente una gran cantidad documentos. Sin embargo, limitarse a colocar todos esos documentos en un directorio de archivos no facilitará su búsqueda, referencia o gestión. En otras palabras, no aportarán todo el valor que podrían a su organización. Elegir un escáner que se integre con sistemas de gestión documental de alta calidad le ayudará a aprovechar esas ganancias con menos tiempo y esfuerzo. Aunque puede conectar manualmente todo tipo de archivos con el sistema de gestión documental de su elección, una integración profunda que comience en el escáner puede hacer que ambas herramientas sean más eficientes y potentes.
Nuestra recomendación: Escáner de documentos fi-7700 de RICOH
Aunque sus necesidades de trabajo específicas determinarán en gran medida la solución adecuada, algunos dispositivos cubren una gama tan amplia de requisitos que merecen una recomendación general.
El fi-7700 de RICOH es una potente solución de digitalización con un amplio conjunto de funciones que se adaptan a casi cualquier contexto de captura. El fi-7700 puede digitalizar hasta 100 páginas por minuto y hasta 44.000 documentos al día, lo que le permite ofrecer un rendimiento rápido y sostenido. También incluye una cama plana integrada de tamaño A3 o doble carta, perfecto para documentos de excepción.
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