Desde pequeños escáneres personales hasta máquinas de gran volumen, descubra qué ofrece cada categoría de escáner de documentos.
Elegir el escáner de documentos adecuado a sus necesidades requiere cierta investigación. Hay dispositivos diseñados para adaptarse a cada aplicación empresarial, lo que significa que el comprador cuidadoso tendrá que dedicar algo de tiempo antes de comprometerse con una solución.
Desde pequeños escáneres personales hasta escáneres de gran volumen, este artículo explica para qué casos de uso está pensada cada categoría de escáner y qué deben buscar los compradores en un dispositivo de calidad. Así que tenga en cuenta los requisitos de su solución, porque al final de esta publicación, podrá encontrar el mejor escáner de documentos para sus necesidades.
Consulte nuestra guía Escáneres de documentos: Todo lo que necesita para digitalizarse, para obtener más información y consejos de expertos.
Cómo encontrar el mejor escáner de documentos que se adapte a sus necesidades
Escáneres personales y de pequeñas empresas
Si trabaja en una oficina de 30 personas o menos, probablemente la mejor solución sea un escáner personal o uno para pequeñas empresas. Al incorporar muchas de las características de los dispositivos empresariales en un formato más portátil, los escáneres para pequeñas empresas son versátiles, eficientes y fáciles de usar.
Para ayudarle a encontrar las mejores soluciones en esta categoría, utilice las siguientes características como señales reveladores de dispositivos de calidad.
- Digitalización con un solo toque: Los buenos escáneres para pequeñas empresas no requieren conocimientos técnicos para funcionar: No debería tener que hacer nada más que colocar el papel y presionar un botón para empezar a digitalizar.
- Software todo en uno: Los dispositivos de gama alta incluyen un paquete de software con todas las funciones que le permite realizar todo el procesamiento posterior a la digitalización, desde la edición de imágenes hasta la organización de datos.
- Ocupa poco espacio: Calendarios, tazas de café, fotos familiares, etc.: es fácil que las oficinas pequeñas se llenen de cosas. Si ahorrar espacio es una prioridad, busque un escáner que ocupe poco espacio. Los mejores escáneres de documentos de esta categoría lo habrán tenido en cuenta.
- Versatilidad de procesamiento de documentos: Es crucial identificar los documentos que necesitará digitalizar, como documentos de identidad, pasaportes, tarjetas de crédito, sobres, documentos largos, etc. Asegúrese de que el escáner que elija soporta estos elementos.
Si busca un escáner de calidad para uso personal o para pequeñas empresas, piense en el ScanSnap iX1600. Perfecto para oficina en el hogar, inmobiliarias y pequeños despachos jurídicos, este dispositivo versátil cuenta con todas las funciones que desea en una solución de digitalización compacta.
Escáneres empresariales
Para la mayoría de las necesidades empresariales, los escáneres sirven como base de un flujo de trabajo de automatización que transforma de manera consistente, eficiente y segura los documentos físicos en datos legibles por computadora. Utilizados en todas partes, desde recepción hasta tribunales, se centran en capturar rápidamente la imagen del documento, maximizar la calidad de la imagen, crear una capa de texto mediante el análisis de imagen y transmitir esa información a las aplicaciones de software posteriores a través de integraciones sólidas.
Si esto describe los requisitos de su dispositivo, un escáner de categoría empresarial podría ser el adecuado. Siga leyendo para conocer tres cualidades esenciales que debe buscar en este tipo.
- Volumen diario previsto: Los escáneres empresariales, que con frecuencia pueden procesar un volumen diario de alrededor de 10.000 hojas, suelen ser significativamente más potentes que los de las pequeñas empresas.
- Mejora de imagen: El mejor escáner para documentos de esta categoría utilizará tecnología avanzada de mejora de imágenes para asegurar que todos los documentos digitalizados se transformen en imágenes limpias y listas para el análisis.
- Rendimiento en tiempo real: Los atascos y otros errores de procesamiento son frustrantes para todos, pero resultan especialmente costosos a nivel empresarial, donde la eficiencia es más crítica. Esto significa dar prioridad a los modelos conocidos por su confiabilidad, bajo índice de atascos y tiempo de actividad.
Cuando se trata de escáneres empresariales, el fi-8170 es el escáner de oficina más popular del mundo para casi todos los verticales. Su alta velocidad de procesamiento, su excelente calidad de imagen y su confiabilidad lo convierten en la elección de confianza en numerosos sectores, como la contabilidad, la construcción, el transporte, la salud, la farmacia, los seguros y la banca.
Escáneres de gran volumen
¿Quiere deshacerse de grandes cantidades de documentos para disponer de más espacio de oficina? ¿Su empresa tiene un almacén de expedientes en papel que aún no se han digitalizado? ¿Su organización tiene que transformar rápidamente un flujo de documentos en copias electrónicas como parte de sus operaciones normales? Si ha respondido afirmativamente a alguna de estas preguntas, puede que sea el candidato perfecto para un escáner de gran volumen. Estos equipos de alto rendimiento están diseñados para casos en los que es necesario digitalizar grandes cantidades de documentos con la máxima velocidad y precisión.
Si bien existe una extensa lista de características clave que hay que buscar en un escáner de alta velocidad, cuatro de las más importantes son la velocidad general de digitalización, la protección contra atascos, la capacidad del alimentador y la mecánica de entrada.
- Índice general de digitalización: Esta es un área en la que destacan los escáneres de gran volumen. Aunque todos los escáneres de esta categoría son capaces de digitalizar un documento por segundo, los mejores pueden más que duplicar esa velocidad.
- Protección contra atascos: La capacidad de digitalizacion en bruto es una buena cifra que hay que conocer, pero la potencia no es tan útil si se pasa la mitad del día solucionando atascos de papel. Si quiere eficiencia, busca un escáner de gran volumen con funciones de protección contra atascos.
- Capacidad del alimentador: Para un escáner de gran volumen, la capacidad del alimentador debe poder manejar cientos de páginas a la vez. El límite máximo de procesamiento para estos escáneres es de 500 páginas, pero al menos deberían tener un alimentador con capacidad para 100.
- Mecánica de entrada: Al igual que la protección contra atascos, la mecánica de entrada simplificada ayuda a reducir el tiempo total de digitalización. Los mejores escáneres de esta categoría pueden ajustar dinámicamente la distancia entre documentos para proporcionar una separación confiable del papel durante la recogida y el procesamiento posterior.
Sólo los escáneres de nivel de producción como el fi-8950 pueden manejar grandes cantidades de papel en entornos de varios turnos, y el flujo anual de papel oscila entre millones y decenas de millones.
Escáneres especializados
Aunque los escáneres que hemos analizado funcionan bien para la mayoría de los casos de uso estándar, no son ideales para algunas necesidades especializadas. Por ejemplo, si necesita digitalizar objetos voluminosos con regularidad, como libros encuadernados, deberá encontrar un escáner diseñado específicamente para ese tipo de documento. Aunque no cubriremos todo el panorama de escáneres especializados, revisaremos tres de los más comunes: escáneres cenitales, mini escáneres de cama plana y escáneres de red.
- Escáneres cenitales: Si los libros u otros documentos encuadernados constituyen un porcentaje considerable de lo que procesa, probablemente querrá adquirir un escáner cenital. Dispositivos como el ScanSnap SV600 utilizan ópticas avanzadas, iluminación y mucho más para reconocer información de materiales encuadernados de forma precisa y exhaustiva.
- Mini escáneres de cama plana: Si lo que desea es digitalizar documentos pequeños, como documentos de identidad, cheques, tarjetas de crédito, etc., considere la posibilidad de adquirir un escáner mini de cama plana. Ideales para oficinas principales, mostradores de recepción, admisión de pacientes y entornos minoristas, estos portátiles y ligeros dispositivos agilizan este tipo de procesamiento de información. Una de las mejores soluciones de esta categoría es el fi-70F: un escáner mini de cama plan diseñado para ofrecer portabilidad y digitalización rápida de documentos pequeños.
- Escáneres de red: Los escáneres de red son una excelente opción para las empresas orientadas a la optimización y la eficiencia de los procesos. Al eliminar la necesidad de equipos de red adicionales, estos dispositivos conectados permiten transmitir archivos directamente a un punto final, desde servidores locales a teléfonos móviles, una vez que se completa la digitalización.
Nuestros escáneres recomendados
Con más de 50 años de experiencia en el diseño y la fabricación de productos electrónicos, hemos desarrollado algunos de los mejores escáneres disponibles hoy en día. Aunque todos son los mejores dispositivos de su clase, la solución que mejor se adapta a sus necesidades depende de:
- Para pequeñas empresas o uso personal, el ScanSnap iX1600 es una solución de digitalización versátil, compacta y potente.
- Para uso empresarial, el fi-8170 puede cargar hasta 100 hojas de papel a la vez y procesarlas a una velocidad de 70 ppm.
- Para casos de uso de gran volumen, el fi-8950 puede manejar enormes cargas de trabajo de múltiples turnos con un tiempo de inactividad mínimo.
Para obtener más información sobre estas soluciones, haga clic aquí.
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