Scanners de documentos de alta velocidade: Como escolher o modelo certo quando o tempo é um fator importante

Do manuseio do papel à qualidade da imagem, conheça os recursos que você deve procurar nesses dispositivos de alto desempenho

Os scanners são uma ponte essencial entre a mídia analógica e a digital. Embora quase todas as empresas dependam de scanners de documentos para digitalização, muitas exigem modelos de nível de produção para realizar esse serviço inestimável na velocidade da luz.

Este é o mundo dos scanners de documentos de alta velocidade, e este artigo fornece um roteiro abrangente por esse território. Desde a mecânica de manuseio do papel até a qualidade da imagem, descreveremos todos os recursos que devem ser procurados em uma solução de digitalização de primeira linha.

Confira nosso guia, Scanners de documentos: Tudo o que você precisa para se tornar digital, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.

O que é um scanner de documentos de alta velocidade?

Um scanner de alta velocidade é um dispositivo de digitalização que pode processar de forma rápida e confiável um grande volume de documentos. Esses dispositivos podem converter documentos físicos em imagens digitais muito mais rapidamente do que os modelos de consumo padrão, com scanners de ponta capazes de processar dezenas de milhares de folhas em um único dia. Os scanners de documentos de alta velocidade são essenciais para atingir os níveis de produtividade necessários em muitos setores críticos, incluindo saúde, manufatura, serviços financeiros e órgãos governamentais.

Quais são os benefícios de um scanner de documentos de alta velocidade?

Ao contrário dos scanners tradicionais, os scanners desenvolvidos para ciclos de trabalho de velocidade e alto volume oferecem uma economia de tempo considerável, a ponto de causar um impacto significativo nos resultados de uma empresa. Em uma escala de produção, quando milhares de páginas precisam ser capturadas e armazenadas rapidamente, ter um dispositivo que possa digitalizar de forma confiável faturas, documentos de hipoteca, registros médicos, manuscritos e muito mais se traduz em ganhos de produtividade para os trabalhadores do conhecimento e para os profissionais que os ajudam a fazer o que fazem de melhor. Faça o investimento certo para a sua empresa e você poderá ver melhorias perceptíveis em seus resultados financeiros nos próximos anos.

Principais recursos de um scanner de documentos de alta velocidade e qualidade

1. Excelente rendimento geral de escaneamento

Quando se trata de selecionar um scanner rápido de documentos, é importante entender qual é o limite superior das suas necessidades de processamento e compará-lo com a capacidade de taxa de digitalização dos modelos que você está avaliando. O desempenho é normalmente medido em duas unidades: páginas por minuto (ppm) e páginas por dia (ciclo de trabalho). Os melhores scanners variam de 100 ppm para unidades menores a 150 ppm ou mais para modelos de produção de alto volume. Traduzidos em produção diária, os scanners de documentos de alta velocidade podem digitalizar de 24.000 a 130.000 folhas.

2. Mecanismos simplificados de manuseio de papel

Os componentes que lidam com a parte frontal do processo de digitalização afetam significativamente a velocidade de operação do scanner. A mecânica de alimentação deficiente pode causar irregularidades na geração de imagens e atolamento de documentos, exigindo novas digitalizações demoradas e ajustes do operador.

Procure um scanner que inclua recursos baseados em hardware, como controle automático de separação e funcionalidade de redução de distorção. Esses recursos podem se adaptar dinamicamente ao tipo de papel que está sendo digitalizado para garantir um manuseio suave, mesmo ao digitalizar documentos de tamanhos e espessuras diferentes no mesmo lote.

A tecnologia de redução de distorção compensa os casos em que um documento gira durante seu percurso pelo scanner, fazendo com que o próximo documento seja alimentado de forma incorreta. Quando esse tipo de distorção ocorre, esses scanners usam o controle independente de roletes para atrasar o processamento do documento seguinte até que o documento deslocado tenha passado pelo scanner. Em seguida, ele retoma a coleta de papel, garantindo que a distorção de um único documento não ocorra em cascata.

3. Grande capacidade do alimentador automático de documentos

Para aproveitar as vantagens das velocidades rápidas de digitalização e do manuseio avançado de papel, os clientes devem procurar a capacidade de carregar grandes pilhas de documentos na bandeja de entrada do scanner, o que permite que o alimentador automático de documentos (ADF) processe centenas de documentos em um único lote. Os scanners de alta velocidade têm capacidades de ADF acima de 200 páginas e alguns permitem que até 750 documentos sejam processados em um único lote.

4. Controle de empilhamento de documentos pós-digitalização

Outro recurso a ser procurado em um scanner de documentos de alta velocidade é o controle sobre a organização da pilha de documentos de saída. A velocidade de processamento de documentos brutos é excelente, mas se a bandeja de saída estiver cheio de uma pilha bagunçada de papéis em vez de uma pilha organizada, a eficiência de todo o processo será significativamente reduzida.

Os scanners de primeira linha empregam tecnologia de regulagem da velocidade de processamento para garantir que o lote de saída esteja pronto para a coleta. Embora os documentos sejam puxados pelo dispositivo em um ritmo acelerado durante a fase inicial da digitalização, esse impulso é desacelerado pelos roletes antes do papel ser jogado na bandeja. Isso permite que cada pedaço de papel caia em uma pilha uniforme, facilitando a coleta simplificada após a conclusão de cada lote.

5. Aprimoramento abrangente de imagens

As empresas também podem aumentar seus volumes diários de digitalização digitalizando documentos de vários tamanhos e tipos no mesmo lote. Embora a tecnologia de manuseio de papel acima seja otimizada para a alimentação de papel, o scanner também deve ser capaz de se adaptar a diferentes tipos de documentos e usar as configurações de aprimoramento de imagem adequadas para capturar todas as informações, inclusive letras pequenas e marcas leves de lápis. Os scanners de documentos de alta velocidade devem incorporar uma sofisticada tecnologia de limiar dinâmico para adaptar as configurações a cada documento e garantir que todas as informações sejam preservadas e estejam disponíveis.

6. Digitalização eficiente em mesa plana

Se você estiver procurando um scanner de documentos rápido com funcionalidade de digitalização de mesa, um dos recursos mais importantes que você deve procurar é a opção de manter a tampa do scanner aberta durante a digitalização. Ter que fechar e abrir um scanner de mesa entre cada documento adiciona etapas desnecessárias ao processo. Isso também abre a porta para erros menores, mas que consomem muito tempo, como a distorção de documentos. Você pode evitar esses dois problemas garantindo que seu modelo tenha uma opção de digitalização com a tampa aberta. Essas unidades de dupla finalidade são ótimas porque podem lidar com grandes volumes de documentos por meio do ADF e também oferecem digitalização rápida em mesa plana para documentos encadernados, livros e documentos frágeis.

7. Software de digitalização de alto desempenho

Não importa o quanto as operações de hardware sejam simplificadas, o software de digitalização determina grande parte da velocidade de processamento do dispositivo. Há várias qualidades a serem procuradas em uma pilha de recursos de software de um scanner de documentos de alta velocidade, mas algumas das mais importantes são:

• Tecnologia de aprimoramento de imagem: Seu scanner deve ter uma tecnologia inteligente de digitalização de documentos que renderize imagens em uma resolução perfeita.
• Eficiência do processo: O software do scanner deve aumentar a velocidade dos procedimentos de digitalização de rotina.
• Gerenciamento e monitoramento centralizados: O software do seu scanner deve oferecer uma linha de visão direta e controle sobre o cenário do dispositivo.
• Ampla integrabilidade: Seuscanner deve ser compatível com aplicativos de diferentes setores, incluindo saúde, governo, finanças, distribuição e educação.

8. Integração com sistemas de gerenciamento de documentos

Quando usado em todo o seu potencial, um scanner de alta velocidade naturalmente captura muitos documentos. No entanto, simplesmente colocar todos esses documentos em um diretório de arquivos não os tornará fáceis de encontrar, consultar ou gerenciar. Em outras palavras, eles não agregarão tanto valor à sua organização quanto poderiam. A escolha de um scanner que se integre a sistemas de gerenciamento de documentos de alta qualidade o ajudará a obter esses ganhos com menos tempo e esforço. Embora você possa conectar manualmente todos os tipos de arquivos ao sistema de gerenciamento de documentos de sua preferência, uma integração profunda, começando no nível do scanner, pode tornar ambas as ferramentas mais eficientes e poderosas.

9. Serviço confiável no local

Independentemente do scanner que você escolher, um item obrigatório para qualquer scanner de documentos de alta velocidade é a capacidade de respaldar seu investimento com um contrato de manutenção de serviço on-site. Isso garantirá que seu scanner esteja pronto e funcionando rapidamente em caso de falha mecânica. Além disso, os planos de serviço on-site podem incluir visitas de limpeza de manutenção preventiva que também mantêm o scanner em seu nível máximo de desempenho.

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Embora suas necessidades específicas de trabalho determinem em grande parte a solução certa para você, alguns dispositivos abrangem uma gama tão ampla de requisitos que merecem uma recomendação geral.

O RICOH fi-7700 é uma solução de digitalização poderosa com um conjunto profundo de recursos que atendem a praticamente qualquer contexto de digitalização de desempenho. Capaz de digitalizar até 100 páginas por minuto e até 44.000 documentos em um dia, o fi-7700 é capaz de um desempenho rápido e contínuo. Ele também inclui uma mesa plana integrada de tamanho A3 ou duplo carta, perfeita para documentos especificos.

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