Conozca las características de rendimiento que debe tener en cuenta a la hora de adquirir hardware de digitalización que funcione de forma independiente.
Los profesionales del conocimiento exitosos dependen de la capacidad de mantenerse ágiles y reducir los obstáculos. Por eso, las soluciones de imágenes que pueden funcionar de forma independiente y segura tienen una gran demanda. Permiten a los usuarios optimizar sus operaciones y mantener el flujo de información. Además, pueden generar cambios mayores donde más importa.
Sin embargo, saber qué dispositivo es el adecuado para sus necesidades puede ser un desafío. A medida que las organizaciones maduran, a menudo desarrollan normas estrictas sobre cómo se comparte la información. Esto puede convertir la elección de un dispositivo de procesamiento de imágenes en red en una tarea desalentadora. Afortunadamente, hay algunas preguntas sencillas que los profesionales pueden responder para ayudarles a acotar su búsqueda. Todo comienza por saber exactamente qué es un escáner de documentos en red y qué ventajas puede ofrecer.
Consulte nuestra guía Escáneres de documentos: Todo lo que necesita para digitalizarse, para obtener más información y consejos de expertos.
¿Qué es un escáner de documentos en red?
Un escáner de documentos en red es un dispositivo de procesamiento de imágenes de documentos digitales sin PC. Incorpora soporte para la transmisión de datos a otros dispositivos de su red. Los escáneres en red ofrecen la comodidad de poder enviar archivos directamente desde el propio escáner a un punto final. Esto los diferencia de los escáneres de documentos no conectados a la red. Por lo general, actúan como periféricos que deben conectarse a otro dispositivo, generalmente una PC, para almacenar y enviar imágenes. Los destinos comunes incluyen servidores de datos locales, servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive o SharePoint, dispositivos informáticos personales, teléfonos móviles o tabletas, etc.
Desde 2023, aproximadamente el 60% de todos los datos corporativos se almacenan en la nube. Como resultado, muchos dispositivos han evolucionado para soportar la transmisión a los servicios de almacenamiento basados en la nube más populares. Entre ellos se incluyen Dropbox, Microsoft OneDrive o Google Drive. La compatibilidad con servicios de almacenamiento en la nube más especializados puede ser menos común. Esto podría requerir integraciones más complejas, por lo que los compradores deben asegurarse de investigar antes de realizar una compra.
¿Cuáles son las ventajas de un escáner de documentos en red?
Un escáner de documentos en red no necesita un dispositivo adicional para enviar archivos, lo que lo convierte en una opción ideal para espacios de trabajo que buscan ahorrar espacio y optimizar sus operaciones. Los establecimientos minoristas o las oficinas satélite pueden digitalizar documentos y enviarlos a una ubicación central sin necesidad de conectarse a una computadora.
Un escáner en red puede ser compartido por varias personas de la misma oficina. Esto evita los retrasos que podrían producirse si solo se puede acceder al escáner desde una único equipo. A nivel empresarial, los responsables de TI pueden añadir escáneres en red a la lista de dispositivos de su flota que pueden gestionar cómodamente desde una ubicación central. Independientemente del tamaño de la organización, más dispositivos accesibles significan menos equipos que mantener y un mayor ahorro de costes.
Por ejemplo, cuando se combina con el RICOH fi-7300NX (que se ve a continuación), el software PaperStream® NX Manager proporciona una gestión centralizada, basada en la web y fácil de usar, lo que permite al departamento de TI controlar de forma remota hasta 1.000 escáneres, incluso en sucursales remotas.
El software PaperStream NX Manager permite a los usuarios digitalizar documentos de forma segura directamente a una ubicación en la nube o en la red sin necesidad de conectar el escáner a una PC o estación de trabajo independiente. También permite la configuración y gestión de múltiples escáneres desde una única ubicación en la red. Esto reduce los costes y la complejidad de los equipos y disminuye la probabilidad de error del usuario. Todo lo cual contribuye a reducir la carga de trabajo de los departamentos de TI.
Conozca sus necesidades de digitalización de documentos en red
El primer paso para elegir un escáner de documentos en red es comprender cuáles serán sus casos de uso más habituales y qué características de rendimiento le ofrecerán la mayor retorno de su inversión. Antes de realizar una compra, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Cómo se conectará el escáner a otros dispositivos de la red e incluye soporte para ese medio? (¿Wi-Fi de 2,4 Ghz, Wi-Fi de 5 Ghz o Ethernet?)
- ¿Con qué frecuencia se utilizará el dispositivo y el tráfico de red resultante requerirá nodos Wi-Fi adicionales?
- ¿Existen sistemas o plataformas empresariales existentes que el dispositivo deberá soportar o con los que deberá integrarse?
- ¿Dónde se colocará el dispositivo y cuánto espacio hay disponible?
- ¿El dispositivo será accesible al público y, por lo tanto, su uso debe ser intuitivo?
- ¿Se utilizará el dispositivo para digitalizar documentos confidenciales, como registros médicos o financieros, y por lo que requerirá seguridad adicional?
Conocer las respuestas a estas preguntas le ayudará a evaluar sus opciones cuando llegue el momento de tomar una decisión. Continúe leyendo para obtener más información sobre los detalles de lo que debe buscar en cada categoría.
Qué buscar en un escáner de documentos en red
1. Soporte para acceso compartido
Cualquier dispositivo de digitalización de imágenes en red debe ofrecer una operatividad completamente independiente, y no requerir estrictamente que esté conectado a una máquina externa, para permitir múltiples usuarios dentro del mismo entorno de trabajo. La principal ventaja de un escáner de documentos en red es la capacidad de desacoplar la funcionalidad de digitalización de una máquina dedicada y permitir una mayor productividad para los equipos de trabajo. Asegúrese de que cualquier dispositivo que esté considerando por sus funciones de soporte de red es en realidad un dispositivo independiente.
2. Opciones de colocación convenientes
Una de las mayores ventajas de un dispositivo de procesamiento de imágenes de documentos en red es la cantidad de opciones de colocación que ofrece al no estar atado a cables de red. Con el elevado coste de los alquileres de oficinas en las grandes ciudades, invertir en un equipo que pueda colocarse en cualquier lugar puede reportar dividendos a largo plazo para los propietarios de empresas, al tiempo que acelera los flujos de trabajo y reduce los gastos generales derivados de tener que enviar documentos físicos.
3. Gastos informáticos mínimos
Disponer de un dispositivo compartido capaz de funcionar independientemente de otros sistemas operativos debería, cuando se ejecuta correctamente, minimizar la cantidad de tiempo que los recursos de TI necesitan dedicar a su mantenimiento. Asegúrese de soporte optimizado para los controladores y compatibilidad con toda la gama de tecnologías de transmisión de datos para garantizar que no se necesiten prestaciones especiales. Asegúrese de que sea compatible con Wi-Fi de 2,4 GHz y 5 GHz, así como con opciones de conexión por cable. Tener un escáner de documentos ethernet o uno que también soporta USB puede ser útil en caso de apuro.
4. Compatibilidad y conformidad
Muchas empresas, especialmente las que llevan varios años en funcionamiento, probablemente hayan realizado inversiones en infraestructura que podrían estar muy vinculadas a tecnologías, proveedores o protocolos específicos. Asegúrese de investigar si cualquier posible adquisición es compatible con sistemas de los que su empresa pueda depender, como TWAIN o ISIS.
Cualquier dispositivo de imágenes dedicado debe ofrecer una experiencia clara e intuitiva, especialmente en entornos donde lo utilizan miembros del público. Si está considerando un escáner de documentos en red para sus espacios comerciales o minoristas orientados al cliente, preste especial atención al tamaño y la facilidad de uso de las interfaces para evitar frustraciones y brindar una experiencia de compra fluida.
En 2021, el coste medio de una violación de seguridad de los datos ascendió a 4,24 millones de dólares. Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben ser disciplinadas en sus prácticas de seguridad de la información, especialmente cuando se trata de documentación confidencial. Asegúrese de que cualquier dispositivo que esté considerando soporte múltiples capas de seguridad, incluidos los PIN específicos del usuario, el escaneado de tarjetas NFC y la autenticación mediante credenciales digitales.
Incluso las empresas que tienen la suerte de contar con recursos informáticos internos pueden beneficiarse frequentemente de la ayuda de un fabricante de dispositivos, especialmente cuando se trata de tecnología de red. Investigue qué nivel de soporte se incluye en la compra de un dispositivo y determine si vale la pena invertir en un plan de soporte extendido.
Nuestra recomendación: Escáneres de documentos en red RICOH
No faltan opciones a la hora de elegir un escáner de documentos en red. Estamos orgullosos de llevar más de 50 años diseñando y desarrollando algunos de los mejores productos electrónicos del mundo, incluida nuestra galardonada línea de escáneres de documentos en red fáciles de usar.
Los escáneres de documentos en red Ricoh pueden digitalizar desde cualquier lugar, a cualquier lugar, sin necesidad de estar atados por USB a un dispositivo externo. Con el software de servidor PaperStream NX Manager, puede integrarse fácilmente con múltiples destinos locales o en la nube y transmitir sus imágenes de forma inalámbrica a cualquier parte del mundo. Creemos que son la opción ideal para cualquiera que busque añadir un escáner de documentos en red a su entorno profesional o comercial, y esperamos que esté de acuerdo. Haga clic aquí para obtener más información de la línea completa de escáneres Ricoh.
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