Saiba quais características de desempenho devem ser observadas ao comprar um hardware de escaneamento operável independentemente.
Os profissionais do conhecimento bem-sucedidos dependem da capacidade de permanecer ágeis e reduzir os obstáculos. É por isso que as soluções de geração de imagens que podem operar de forma independente e segura estão em alta demanda. Elas permitem que os usuários otimizem suas operações e mantenham o fluxo de informações. Além disso, elas podem promover mudanças maiores onde for mais importante.
Mas saber qual é o dispositivo certo para suas necessidades pode ser um desafio. À medida que as organizações amadurecem, elas geralmente desenvolvem regras rígidas sobre como as informações são compartilhadas. Isso pode tornar a escolha de um dispositivo de geração de imagens em rede uma tarefa assustadora. Felizmente, existem algumas perguntas simples que os profissionais podem responder para ajudá-los a restringir sua pesquisa. Tudo começa com a compreensão exata do que é um scanner de documentos em rede e dos benefícios que ele pode oferecer.
Confira nosso guia, Scanners de documentos: Tudo o que você precisa para se tornar digital, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.
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O que é um scanner de documentos em rede?
Um scanner de documentos em rede é um dispositivo de geração de imagens de documentos digitais sem PC. Ele contém suporte integrado para transmissão de dados para outros dispositivos em sua rede. Os scanners em rede oferecem a conveniência de poder enviar arquivos diretamente do próprio scanner para um ponto de extremidade. Isso os diferencia dos scanners de documentos sem rede. Esses geralmente funcionam como periféricos que precisam ser conectados a outro dispositivo, normalmente um PC, para armazenar e enviar imagens. Os destinos comuns incluem servidores de dados no local, serviços de armazenamento em nuvem, como o Google Drive, OneDrive ou o SharePoint, dispositivos de computação pessoal, telefones celulares/tablets e muito mais.
A partir de 2023, aproximadamente 60% de todos os dados corporativos estarão sendo armazenados na nuvem. Como resultado, muitos dispositivos evoluíram para oferecer suporte à transmissão para os serviços de armazenamento em nuvem mais populares. Entre eles estão o Dropbox, o Microsoft OneDrive ou o Google Drive. O suporte a serviços de armazenamento em nuvem mais especializados pode ser menos comum. Isso pode exigir integrações mais complexas, portanto, os compradores devem pesquisar antes de fazer a compra.
Quais são os benefícios de um scanner de documentos em rede?
Um scanner de documentos em rede não precisa de um dispositivo adicional para enviar arquivos. Isso pode torná-lo a opção ideal para espaços de trabalho que buscam economizar espaço e otimizar suas operações. Locais de varejo ou escritórios satélites podem digitalizar a papelada e enviá-la para um local central sem precisar se conectar a um computador.
Um scanner em rede pode ser compartilhado por várias pessoas no mesmo escritório. Isso evita atrasos que poderiam resultar do fato de o scanner estar acessível apenas em um único equipamento. Em nível empresarial, os gerentes de TI podem adicionar scanners em rede à lista de dispositivos de seu parque instalado que podem ser gerenciados de forma conveniente em um local central. Independentemente do tamanho da organização, dispositivos mais acessíveis significam menos equipamentos para suporte e maior economia de custos.
Por exemplo, quando emparelhado com o Ricoh fi-7300NX (visto abaixo), o software PaperStream® NX Manager oferece gerenciamento centralizado, fácil de usar e baseado na Web, permitindo que a TI controle remotamente até 1.000 scanners, mesmo em filiais remotas.
O software PaperStream NX Manager permite que os usuários digitalizem documentos com segurança diretamente para um local na nuvem ou na rede, sem a necessidade de conectar o scanner a um PC ou estação de trabalho autônoma. Ele também permite a configuração e o gerenciamento de vários scanners em um único local na rede. Isso reduz os custos e a complexidade do equipamento e diminui a probabilidade de erro do usuário. Tudo isso contribui para diminuir a pressão sobre os departamentos de TI.
Compreensão de suas necessidades de digitalização de documentos em rede
A primeira etapa na escolha de um scanner de documentos em rede é entender quais serão os casos de uso mais comuns e quais características de desempenho oferecerão o maior retorno sobre o investimento. Antes de fazer uma compra, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
- Como o dispositivo será conectado a outros dispositivos na rede e ele inclui suporte para esse meio? (Wi-Fi de 2,4 Ghz, Wi-Fi de 5 Ghz ou Ethernet?)
- Com que frequência o dispositivo será usado e o tráfego de rede resultante exigirá nós Wi-FI adicionais?
- Há algum sistema/plataforma comercial existente com o qual o dispositivo precisará ser compatível/integrado?
- Onde o dispositivo será colocado e qual é o espaço disponível?
- O dispositivo poderá ser acessado por membros do público e, portanto, precisa ser intuitivo de usar?
- O dispositivo será usado para digitalizar documentos confidenciais, como registros médicos ou financeiros, e, portanto, exigirá segurança adicional?
Saber as respostas a essas perguntas o ajudará a avaliar suas opções quando chegar a hora de tomar uma decisão. Continue lendo para saber mais sobre os detalhes do que procurar em cada categoria.
O que procurar em um scanner de documentos em rede
1. Suporte para acesso compartilhado
Qualquer dispositivo de geração de imagens em rede deve oferecer operabilidade totalmente independente e não exigir estritamente que seja conectado a uma máquina externa, para permitir vários usuários no mesmo ambiente de trabalho. O principal benefício de um scanner de documentos em rede é a capacidade de desacoplar a funcionalidade de digitalização de uma máquina dedicada e liberar maior produtividade para a força de trabalho. Certifique-se de que qualquer dispositivo que esteja sendo considerado por seus recursos de suporte de rede seja, de fato, um dispositivo autônomo.
2. Opções de posicionamento convenientes
Uma das maiores vantagens de um dispositivo de geração de imagens de documentos em rede é o número de opções de posicionamento que não estão vinculadas a cabos de rede. Com o alto custo do aluguel de escritórios nas grandes cidades, investir em equipamentos que possam ser colocados em qualquer lugar pode render dividendos de longo prazo para os proprietários de empresas, acelerando os fluxos de trabalho e reduzindo os custos indiretos decorrentes da necessidade de enviar documentos físicos.
Ter um dispositivo compartilhado capaz de operar independentemente de outros sistemas operacionais deve, quando executado corretamente, minimizar o tempo que os recursos de TI precisam dedicar à sua manutenção. Garanta um suporte simplificado para drivers e suporte para toda a gama de tecnologias de transmissão de dados para garantir que não sejam necessários recursos especiais. Certifique-se de que ele possa lidar com Wifi de 2,4 GHz e 5 GHz, bem como com opções de conexão com fio. Ter um scanner de documentos com ethernet ou um scanner que também seja compatível com USB pode ser útil em uma emergência.
4. Compatibilidade e conformidade
Muitas empresas, especialmente aquelas que estão em operação há vários anos, provavelmente fizeram investimentos em infraestrutura que podem estar fortemente vinculados a tecnologias, fornecedores ou protocolos específicos. Não deixe de pesquisar se uma possível compra pode ou não suportar sistemas dos quais sua empresa pode depender, como TWAIN ou ISIS (Image and Scanner Interface Specification).
Qualquer dispositivo de geração de imagens dedicado deve oferecer uma experiência clara e intuitiva, especialmente em ambientes em que o público esteja interagindo com ele. Se estiver considerando um scanner de documentos em rede para os espaços comerciais ou de varejo voltados para o cliente, preste mais atenção ao tamanho e à usabilidade das interfaces para evitar frustrações e proporcionar uma jornada tranquila ao comprador.
Em 2021, o custo médio de uma violação de segurança de dados subiu para US$ 4,24 milhões. Todas as empresas, independentemente do tamanho, precisam ser disciplinadas em suas práticas de segurança da informação, especialmente quando se trata de documentação confidencial. Certifique-se de que qualquer dispositivo que esteja considerando seja compatível com várias camadas de segurança, incluindo PINs específicos do usuário, leitura de cartão NFC e autenticação por meio de credenciais digitais.
Mesmo as empresas que têm a sorte de contar com recursos de TI internos dedicados podem se beneficiar da ajuda de um fabricante de dispositivos, especialmente quando a tecnologia de rede está envolvida. Pesquise o nível de suporte incluído na compra de um dispositivo e determine se vale a pena ou não investir em um plano de suporte estendido.
Nossa recomendação: Scanners de documentos em rede RICOH
Não há falta de opções quando se trata de escolher um scanner de documentos em rede. Temos orgulho de ter passado os últimos 50 anos projetando e desenvolvendo alguns dos melhores produtos eletrônicos do mundo, incluindo nossa linha de scanners de documentos em rede premiados e fáceis de usar.
Os scanners de documentos em rede da Ricoh são capazes de digitalizar de qualquer lugar, para qualquer lugar, sem a necessidade de estarem conectados por USB a um dispositivo externo. Com o software de servidor PaperStream NX Manager, é possível integrar-se facilmente a vários destinos no local ou na nuvem e transmitir suas imagens sem fio para qualquer lugar do mundo. Acreditamos que eles são a escolha ideal para quem deseja adicionar um scanner de documentos em rede ao seu ambiente profissional ou de varejo, e esperamos que você concorde. Clique aqui para saber mais e comprar a linha completa de scanners Ricoh.
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