Los trabajos de digitalización a escala de producción exigen herramientas excepcionalmente potentes para que las empresas mantengan una posición financiera sólida.
Los trabajadores cualificados del mundo del conocimiento tienen necesidades únicas en lo que respecta a la digitalización de documentos. Abogados, médicos, contadores y otros profesionales manejan cantidades ingentes de información, a menudo en formato físico, y esta cifra va en aumento. Un solo abogado puede crear o recibir más de 70 documentos al día, lo que representa un aumento del 50% respecto a dos años antes.
Con tanta información pasando por las manos de los mejores profesionales del mundo, muchos han encontrado que vale la pena invertir en un escáner de gran volumen capaz de capturar información de grandes cantidades de documentación a velocidades que les permitan mantener sus oficinas en funcionamiento. Pero saber hacer la inversión adecuada puede ser todo un reto. Por ejemplo, las necesidades de los profesionales de salud pueden ser diferentes a las de quienes trabajan en el sector de los servicios financieros. El mejor escáner de gran volumen será una inversión importante para la oficina, y comprar el modelo equivocado puede implicar una pérdida de tiempo valioso. Por ello, hemos compilado la siguiente guía para ayudar a quienes estén considerando en realizar una inversión a tomar la decisión correcta para sus necesidades.
Consulte nuestra guía Escáneres de documentos: Todo lo que necesita para digitalizarse, para obtener más información y consejos de expertos.
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¿Qué es un escáner de gran volumen?
Los escáneres de gran volumen son equipos de digitalización de documentos diseñados específicamente para procesar grandes cantidades de papeles, carpetas, tarjetas y otros tipos de documentos físicos en un tiempo mínimo. A diferencia de los escáneres de uso general, estas máquinas están diseñadas para satisfacer las necesidades de empresas, agencias gubernamentales y otras organizaciones encargadas de procesar decenas de miles de páginas al día y, al mismo tiempo, cumplir con los más altos estándares de calidad y cumplimiento normativo.
Suelen ser utilizados por profesionales que trabajan en empresas en las que es necesario registrar y mantener seguras grandes cantidades de información para futuras consultas. Algunas de las industrias más comunes que invierten en estas máquinas son:
- Servicios financieros
- Agencias gubernamentales
- Salud
- Servicios jurídicos
- Seguros
- Educación
- Inmobiliario comercial
- Construcción
- Fabricación
- Transporte
¿Qué ventajas ofrecen los escáneres de gran volumen?
El escáner de gran volumen adecuado puede ser un elemento integral para cualquier organización que maneje grandes cantidades de documentación física. Con frecuencia incluyen funciones que maximizan la producción hasta el punto de que pueden tener un impacto material en los resultados de una empresa cuando se integran cuidadosamente en sus flujos de trabajo. Entre las ventajas más comunes se incluyen:
- Ahorro de tiempo: La característica más valiosa de los escáneres de gran volumen es su capacidad de minimizar la cantidad de horas de trabajo necesarias para digitalizar grandes cantidades de documentos. Esto puede traducirse en ahorros que generan mayores retornos sobre los contratos y generan dividendos en horas de trabajo humano recuperadas.
- Prevención de errores: Los mejores escáneres de gran volumen están diseñados para evitar de forma proactiva fallos o errores que pueden requerir la intervención o costosos re-escaneos. Estos escáneres están diseñados con sensores integrados que detectan la inclinación de los documentos o posibles atascos de papel, lo que activa ajustes mecánicos para detener los problemas antes de que ocurran.
- Flexibilidad:Los mejores modelos, que suelen estar diseñados para entornos de producción dinámicos, son capaces de manejar documentos de distintos tamaños y grosores con una calibración o ajustes mínimos. Los sensores integrados detectan el tipo de documento en tiempo real y realizan los ajustes necesarios sobre la marcha.
- Precisión: Debido a que muchas empresas manejan documentación que contiene información altamente confidencial, como registros médicos, donde un carácter ilegible podría tener consecuencias nefastas, muchos modelos están diseñados para asegurar la captura de imágenes de la más alta calidad mediante una combinación de hardware y software de última generación.
Debido a su potencial para ofrecer valor, los mejores escáneres de gran volumen suelen tener un precio superior al que cabría esperar de los típicos escáneres para consumidores. Esto refleja la calidad de fabricación industrial y la tecnología avanzada necesarias para manejar decenas de miles de páginas al día. Aunque el coste inicial puede ser mayor, el modelo adecuado puede proporcionar un retorno de la inversión espectacular cuando se integra correctamente en las operaciones de una empresa.
Características que debe buscar en un escáner de gran volumen
Elegir el modelo adecuado a sus necesidades debe ser, ante todo, un ejercicio de estimación del retorno de la inversión. Estas máquinas suelen utilizarse mucho a lo largo de su vida útil y deben considerarse por su capacidad de aportar valor con el paso del tiempo. A continuación, le indicamos cómo empezar:
1. Alta velocidad de digitalización y volumen diario previsto
Saber qué modelo es el más adecuado dependerá en gran medida de la cantidad de documentos que su organización necesitará digitalizar regularmente. Revise todos los datos cuantitativos que pueda tener en relación con la cantidad de documentos que pasan por su operación en un día determinado. Asegúrese de tener en cuenta posibles escenarios de crecimiento en los que sus flujos de trabajo se vean afectados por la presión adicional de proyectos mas grandes. Conocer los volúmenes de trabajo máximos que puede manejar le ayudará a tomar una decisión sobre el nivel de máquina invertir.
Una vez que tenga esa cifra, pueden buscar escáneres que puedan procesar los documentos lo suficientemente rápido como para acelerar su flujo de trabajo. Si sabe que un escáner de gran volumen es adecuado para su negocio, probablemente querrá buscar velocidades de digitalización de al menos más de 100 páginas por minuto. Además, asegúrese de que esté diseñado para manejar al menos su volumen diario estimado.
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2. Facilidad de uso
Cuanto más sencillo sea utilizar un dispositivo, más rápidamente serán productivos sus empleados. Dedicarán menos tiempo a aprender a utilizar el escáner y más a optimizar su uso, lo que se traducirá en un trabajo más eficiente y en un ahorro de costes.
Una pantalla LCD a color, clara y retroiluminada puede facilitar a los trabajadores la operación del escáner y puede reducir la cantidad de acciones necesarias para completar la digitalización de una pila de documentos.
3. Cumplimiento riguroso
Muchas industrias que manejan información confidencial están sujetas a regulaciones gubernamentales para asegurar que los documentos se digitalicen y almacenen de forma que se garantice la compatibilidad futura, la accesibilidad, el mínimo impacto medioambiental y mucho más. Cualquiera que busque invertir en un escáner de gran volumen debe asegurarse de que los modelos que están considerando han sido certificados por el órgano de gobierno pertinente, agencia de estándares o grupo de trabajo como capaces de cumplir con los requisitos únicos de su industria.
Algunas de las normas de cumplimiento y certificación más relevantes son:
- Iniciativa de Directrices Digitales para Agencias Federales (FADGI) FADGI es un esfuerzo conjunto de dos grupos de trabajo de archivos federales que buscan "articular un conjunto sostenible común de directrices técnicas, métodos y prácticas para contenidos digitales históricos, archivísticos y culturales digitalizados y nacidos." Los profesionales que trabajan a nivel federal deben asegurarse de invertir en una máquina compatible con FADGI para garantizar el cumplimiento en el futuro.
- Acta Europea de Accesibilidad (EAA): La EAA es un acto legislativo aprobado en la Unión Europea que articula requisitos de accesibilidad para productos y servicios digitales destinados a eliminar "las barreras a la libre circulación de determinados productos y servicios accesibles derivadas de requisitos de accesibilidad divergentes en los estados miembros."
- Ley de Acuerdos Comerciales de Estados Unidos (TAA): La TAA es lo que se conoce como una ley habilitante que aplica numerosos acuerdos comerciales internacionales y otras iniciativas comerciales entre las principales entidades geopolíticas. Uno de sus principales objetivos es promover y facilitar el comercio internacional con Estados Unidos.
- Herramienta de Evaluación Medioambiental de Productos Electrónicos (EPEAT): Desarrollada y gestionada por el Global Electronics Council, la EPEAT es lo que se conoce como una ecoetiqueta global para el sector informático diseñada para ayudar a todos los implicados en el diseño, desarrollo, fabricación y compra de productos electrónicos a hacerlo de forma que se minimice el impacto negativo sobre el medio ambiente.
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Los escáneres fi y SP, diseñados específicamente para los trabajos de gestión de documentos más exigentes, son capaces de procesar decenas de miles de páginas al día con los más altos niveles de precisión. Sus capacidades de integración intuitiva con todas las suites de trabajo existentes minimizan el tiempo necesario para obtener valor para las empresas que buscan invertir en herramientas que rendirán dividendos en los años que vienen.
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