Os trabalhos de digitalização em escala de produção exigem ferramentas excepcionalmente poderosas para que as empresas mantenham um resultado final saudável.
Os profissionais qualificados do mundo do conhecimento têm necessidades exclusivas quando se trata de digitalização de documentos. Advogados, médicos, contadores e outros lidam com grandes quantidades de informações, geralmente em formato físico, e esse número está aumentando. Um único advogado pode criar ou receber mais de 70 documentos por dia, o que representa um aumento de 50% em relação aos dois anos anteriores.
Com tantas informações passando pelas mãos dos melhores profissionais do mundo, muitos acharam que valia a pena investir em um scanner de alto volume capaz de capturar informações de grandes quantidades de documentação em velocidades que lhes permitissem manter seus escritórios funcionando. Mas saber como fazer o investimento certo pode ser um desafio. As necessidades dos profissionais da área de saúde podem ser diferentes daquelas dos que trabalham no setor de serviços financeiros, por exemplo. O melhor scanner de alto volume será um grande investimento para o escritório, e a compra do modelo errado pode custar um tempo valioso. Para isso, compilamos o guia a seguir para ajudar aqueles que estão pensando em fazer um investimento a fazer a escolha certa para suas necessidades.
Confira nosso guia, Scanners de documentos: Tudo o que você precisa para se tornar digital, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.
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O que é um scanner de alto volume?
Os scanners de alto volume são equipamentos de geração de imagens de documentos digitais que foram projetados especificamente para processar grandes quantidades de papéis, pastas, cartões e outros tipos de garantias físicas em um período mínimo de tempo. Diferentemente dos scanners de uso geral, esses equipamentos são projetados para atender às necessidades de empresas, órgãos governamentais e outras organizações encarregadas de processar dezenas de milhares de páginas por dia e, ao mesmo tempo, manter os mais altos padrões de qualidade e conformidade normativa.
Elas são mais frequentemente empregadas por profissionais que trabalham em áreas em que grandes quantidades de informações precisam ser registradas e mantidas em segurança para referência futura. Alguns dos setores mais comuns que investem nessas máquinas incluem:
- Serviços financeiros
- Agências e arquivos governamentais
- Assistência médica
- Serviços jurídicos
- Seguros
- Educação
- Imóveis comerciais
- Construção
- Fabricação
- Transporte
Quais são os benefícios dos scanners de alto volume?
O scanner de alto volume certo pode ser um multiplicador de força para qualquer organização que lide com grandes quantidades de documentação física. Em geral, eles incluem recursos que maximizam a produção a ponto de causar um impacto material nos resultados da empresa quando integrados cuidadosamente aos fluxos de trabalho da empresa. Os benefícios mais comuns incluem:
- Economia de tempo: De longe, o recurso mais valioso dos scanners de documentos de alto nível é sua capacidade de minimizar o número de horas humanas necessárias para digitalizar um grande número de documentos. Isso pode se traduzir em economia de material que gera retornos mais altos em contratos e paga dividendos em horas de trabalho humano recuperadas.
- Prevenção de erros: Os melhores scanners com otimização de quantidade são projetados para evitar proativamente mau funcionamento ou erros que podem exigir intervenção ou novas digitalizações dispendiosas, incluindo sensores integrados que detectam distorção de imagem ou possíveis atolamentos de papel, acionando ajustes mecânicos para interromper os problemas antes que eles ocorram.
- Flexibilidade: Geralmente projetados para ambientes de produção dinâmicos, os melhores modelos são capazes de lidar com uma variedade de tamanhos e espessuras de documentos com o mínimo de calibração ou alterações de configuração. Os sensores integrados detectam o tipo de documento em tempo real e fazem ajustes para acomodá-los em tempo real.
- Precisão: como muitas empresas em escala de produção lidam com documentação que contém informações altamente confidenciais, como registros de saúde, em que um caractere ilegível pode ter consequências terríveis, muitos modelos são projetados para garantir a captura de imagens da mais alta qualidade em escala por meio de uma combinação de hardware e software de ponta.
Devido ao seu potencial de agregar valor, os melhores scanners de alto volume geralmente têm preços acima do que se espera de scanners típicos para o consumidor. Isso reflete a qualidade de construção industrial e a tecnologia avançada necessárias para processar dezenas de milhares de páginas por dia. Embora o custo inicial possa ser maior, o modelo certo pode proporcionar um retorno de investimento significativo quando integrado adequadamente às operações de uma empresa.
Recursos a serem procurados em um scanner de alto volume
A escolha do modelo certo para suas necessidades deve ser, antes de mais nada, um exercício de estimativa de retorno sobre o investimento. Em geral, essas máquinas são muito usadas durante sua vida útil e devem ser consideradas por sua capacidade de agregar valor ao longo do tempo. Veja a seguir como começar:
1. Altas velocidades de escaneamento e volume diário esperado
Saber qual é o modelo certo para você dependerá em grande parte do número de documentos que sua organização precisará digitalizar regularmente. Analise todos os dados quantitativos que você possa ter relacionados ao número de documentos que passam por sua operação em um determinado dia. Não se esqueça de levar em conta os possíveis cenários de crescimento que podem fazer com que seus fluxos de trabalho sejam submetidos à pressão adicional de projetos maiores. Conhecer os volumes de trabalho de pico que você pode esperar lidar o ajudará a tomar uma decisão baseada em valor sobre o nível de máquina em que deve investir.
Depois de obter esse número, você pode procurar scanners que possam processar páginas com rapidez suficiente para acelerar seu fluxo de trabalho. Se você sabe que um scanner de alto volume é adequado para a sua empresa, é provável que queira buscar velocidades de digitalização de pelo menos mais de 100 páginas por minuto. Além disso, verifique se ele está classificado para lidar com, no mínimo, seu volume diário estimado.
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2. Facilidade de uso
Quanto mais simples for o uso de um dispositivo, mais rapidamente seus funcionários se tornarão produtivos. Eles passarão menos tempo aprendendo a usar o scanner e mais tempo otimizando seu uso, o que levará a um trabalho mais eficiente e à redução de custos.
Uma tela LCD colorida, nítida e com luz de fundo pode facilitar a operação do scanner pelos funcionários e reduzir o número de ações necessárias para concluir a digitalização de uma pilha de documentos.
3. Conformidade rigorosa
Muitos setores que lidam com informações confidenciais estão sujeitos a regulamentações governamentais para garantir que os documentos sejam digitalizados e armazenados de forma a assegurar compatibilidade futura, acessibilidade, impacto ambiental mínimo e muito mais. Qualquer pessoa que pretenda investir em um scanner de alto volume deve se certificar de que os modelos que está considerando foram certificados pelo órgão governamental, agência de padrões ou grupo de trabalho relevante como capazes de atender aos requisitos exclusivos de seu setor.
Alguns dos padrões de conformidade e certificação mais relevantes incluem:
- Iniciativa de Diretrizes Digitais das Agências Federais (FADGI): A FADGI é um esforço conjunto entre dois grupos de trabalho de arquivos federais que buscam "articular um conjunto sustentável comum de diretrizes técnicas, métodos e práticas para conteúdo histórico, arquivístico e cultural digitalizado e nascido digital". Os profissionais que trabalham em nível federal devem investir em uma máquina compatível com a FADGI para garantir a conformidade no futuro.
- Lei de Acessibilidade Europeia (EAA): O EAA é uma legislação aprovada na União Europeia que articula os requisitos de acessibilidade para produtos e serviços digitais com o objetivo de eliminar "barreiras à livre circulação de determinados produtos e serviços acessíveis decorrentes de requisitos de acessibilidade divergentes nos Estados Membros."
- Lei de Acordos Comerciais dos Estados Unidos (TAA): O TAA é conhecido como um estatuto de habilitação que implementa vários acordos de comércio internacional e outras iniciativas comerciais entre as principais entidades geopolíticas. Um de seus principais objetivos é promover e facilitar o comércio internacional com os Estados Unidos.
- Ferramenta de Avaliação Ambiental de Produtos Eletrônicos (EPEAT): Desenvolvido e gerenciado pelo Global Electronics Council, o EPEAT é conhecido como um rótulo ecológico global para o setor de TI, projetado para ajudar todos os envolvidos no projeto, desenvolvimento, fabricação e compra de produtos eletrônicos a fazê-lo de forma a minimizar o impacto negativo sobre o meio ambiente.
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Criados especificamente para os trabalhos mais exigentes de manuseio de documentos, os scanners fi e SP são capazes de processar dezenas de milhares de páginas por dia com os mais altos níveis de precisão. Seus recursos de integração intuitiva com todas as suítes de trabalho existentes minimizam o tempo de obtenção de valor para as empresas que desejam investir em ferramentas que renderão dividendos nos próximos anos.
Quando se trata de scanners de alto volume, o fi-8950 é o topo de linha. Você quer velocidade? Ele digitaliza 150 páginas frente e verso por minuto a partir de um ADF para 750 folhas. Você quer um design versátil? Suas opções de alimentação de digitalização em U e em linha reta mantêm suas opções abertas. Preocupado com a conformidade, a facilidade de uso ou a nitidez da imagem? Não se preocupe - o fi-8950 é altamente seguro, possui uma tela LCD colorida sensível ao toque e usa o software proprietário Clear Image Capture para manter as digitalizações precisas e legíveis. Clique aqui para saber mais ou compre o restante de nossa linha de scanners de produção.
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