De scanners pequenos e pessoais a scanners de alto volume, saiba o que cada categoria de scanner de documentos tem a oferecer.
A escolha do scanner de documentos certo para suas necessidades requer alguma pesquisa. Há dispositivos projetados para atender a todas as aplicações comerciais, o que significa que o comprador cuidadoso precisará dedicar algum tempo antes de se comprometer com uma solução.
De scanners pequenos e pessoais a scanners de alto volume, o artigo explica para quais casos de uso cada categoria de scanner se destina e o que os compradores devem procurar em um dispositivo de qualidade. Portanto, tenha em mãos os requisitos de sua solução, pois, ao final desta publicação, você poderá encontrar o melhor scanner de documentos para suas necessidades.
Confira nosso guia, Scanners de documentos: Tudo o que você precisa para se tornar digital, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.
Como encontrar o melhor scanner para documentos que atenda às suas necessidades
Scanners pessoais e para pequenas empresas
Se estiver trabalhando em um escritório com 30 ou menos pessoas, um scanner pessoal ou para pequenas empresas provavelmente é a melhor solução. Com muitos dos recursos dos dispositivos corporativos em uma estrutura mais portátil, os scanners para pequenas empresas são versáteis, eficientes e fáceis de usar.
Para ajudá-lo a encontrar as melhores soluções nessa categoria, use os recursos a seguir como sinais indicadores de dispositivos de qualidade.
- Digitalização com um toque: Bons scanners para pequenas empresas não exigem nenhum conhecimento técnico para serem operados: Você não deve precisar fazer nada além de posicionar o papel e pressionar um botão para iniciar a digitalização.
- Software tudo em um: Os dispositivos top de linha incluem um pacote de software com todos os recursos que permite que você faça todo o processamento pós-digitalização, desde a edição de imagens até a digitalização em lote.
- Pequeno espaço operacional: Calendários, xícaras de café, fotos de família, etc. - é fácil para os pequenos escritórios ficarem desorganizados. Se a economia de espaço for uma prioridade para você, procure um scanner que ocupe pouco espaço. Os melhores scanners de documentos dessa categoria certamente levarão isso em consideração.
- Versatilidade no processamento de documentos: É fundamental identificar os documentos que você precisará digitalizar, como identidades, passaportes, cartões de crédito, envelopes, documentos longos, etc., e certificar-se de que o scanner escolhido seja compatível com esses itens.
Se estiver procurando um scanner pessoal ou para pequenas empresas de qualidade, considere o ScanSnap iX1600. Perfeito para escritórios domésticos, imobiliárias e pequenos escritórios jurídicos, esse dispositivo versátil tem todos os recursos que você deseja em uma solução de digitalização compacta.
Scanners corporativos
Para a maioria das necessidades corporativas, os scanners servem como base de um fluxo de trabalho de automação que transforma documentos físicos em dados legíveis por computador de forma consistente, eficiente e segura. Usados em todos os lugares, desde as recepções até os tribunais, esses dispositivos se concentram na captura rápida da imagem do documento, na maximização da qualidade da imagem, na criação de uma camada de texto por meio da análise da imagem e na transmissão dessas informações para aplicativos de software posteriores por meio de integrações robustas.
Se isso descreve os requisitos do seu dispositivo, um scanner de nível empresarial pode ser a opção certa para você. Continue lendo para conhecer três qualidades essenciais que você deve procurar nesse tipo de equipamento.
- Volume diário esperado: Geralmente capazes de processar volumes diários esperados de cerca de 10.000 folhas, os scanners corporativos tendem a ser significativamente mais potentes do que os de pequenas empresas.
- Aprimoramento de imagem: O melhor scanner para documentos nessa categoria usará tecnologia avançada de aprimoramento de imagem para garantir que todos os documentos digitalizados sejam transformados em imagens limpas e prontas para análise.
- Desempenho de tempo de atividade: Atolamentos e outros erros de processamento são universalmente frustrantes, mas são particularmente caros em nível empresarial, onde a eficiência se torna mais crítica. Isso significa priorizar modelos conhecidos pela confiabilidade, baixas taxas de atolamento e desempenho de tempo de atividade.
Quando se trata de scanners corporativos, o fi-8170 é o scanner mais popular do mundo para quase todos os setores. Velocidades de processamento rápidas, excelente qualidade de imagem e confiabilidade líder do setor fazem dele a escolha confiável em vários setores, incluindo contabilidade, construção civil, transporte, médico, farmacêutico, seguros e bancos.
Scanners de alto volume
Você está querendo eliminar grandes quantidades de documentos para abrir espaço no escritório? Sua empresa tem um arquivo ou depósito de arquivos em papel que ainda não foram digitalizados? Sua organização precisa transformar rapidamente um fluxo de documentos em cópias eletrônicas como parte das operações normais? Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas, talvez seja o candidato perfeito para um scanner de alto volume. Essas máquinas de alto desempenho são criadas para casos de uso em que um grande fluxo de documentos precisa ser digitalizado com níveis máximos de velocidade e precisão.
Embora haja uma extensa lista de recursos importantes a serem procurados em um scanner de alta velocidade, quatro dos mais importantes são a média geral de escaneamento, a proteção contra atolamento, a capacidade de folhas e o mecanismo de tração de papel.
- Média geral de escaneamento: Essa é uma área em que os scanners de alto volume se destacam. Embora todos os scanners dessa categoria sejam capazes de digitalizar um documento por segundo, os de melhor desempenho podem mais do que dobrar esse ritmo.
- Proteção contra atolamento: É bom conhecer a capacidade bruta de digitalização, mas a potência não é tão útil se você passar metade do seu dia de trabalho consertando atolamentos de papel. Se você deseja eficiência, procure um scanner de alto volume com recursos de proteção contra atolamento.
- Capacidade de folhas: Para um scanner de alto volume, é necessário que a capacidade de folhas do dispositivo seja capaz de processar centenas de páginas por vez. O limite máximo de processamento para esses scanners é de até 750 páginas, mas eles devem ter, no mínimo, uma capacidade para 100.
- Mecanismos de tração de papel: Assim como a proteção contra atolamento, o mecanismo de tração de papel simplificada ajuda a reduzir o tempo total de digitalização. Os melhores scanners dessa classe podem ajustar dinamicamente a distância entre os documentos para proporcionar uma separação confiável do papel durante a coleta e o processamento posterior.
Somente scanners de nível de produção, como o fi-8950, podem lidar com resmas de papel em ambientes de vários turnos - e o fluxo anual de papel é de milhões a dezenas de milhões.
Scanners especializados
Embora os scanners que abordamos funcionem bem para a maioria dos casos de uso padrão, eles não são ideais para algumas necessidades especializadas. Por exemplo, se você precisar digitalizar regularmente objetos volumosos, como livros encadernados, será necessário encontrar um scanner projetado para esse tipo de documento. Embora não abordemos aqui todo o panorama de scanners especializados, analisaremos três dos mais comuns: scanners suspensos, mini scanners de mesa e scanners de rede.
- Scanners suspensos: Se os livros ou outros documentos encadernados constituírem uma boa porcentagem do que você processa, provavelmente será necessário adquirir um scanner suspenso. Dispositivos como o ScanSnap SV600 possuem uma resolução ótica avançada, iluminação e muito mais para recuperar informações de forma precisa e abrangente de materiais encadernados.
- Miniplataforma: se você estiver digitalizando principalmente documentos menores, como identidades, cheques, cartões de crédito, etc., considere um mini scanner de mesa. Ideais para ambientes de front office, recepção, entrada de pacientes e varejo, esses dispositivos portáteis e leves simplificam esse tipo de processamento de informações. Uma das principais soluções nessa categoria é o fi-70F: um mini scanner de mesa projetado para portabilidade e digitalização rápida de documentos pequenos.
- Scanners de rede: Os scanners de rede são uma excelente opção para empresas orientadas para a otimização e a eficiência dos processos. Eliminando a necessidade de equipamentos de rede adicionais, esses dispositivos conectados permitem que você transmita arquivos diretamente para um endpoint, de servidores locais a telefones celulares, após a conclusão de uma varredura.
Nossos scanners recomendados
Com mais de 50 anos de experiência no projeto e na fabricação de eletrônicos, desenvolvemos alguns dos melhores scanners disponíveis atualmente. Embora todos eles sejam os melhores dispositivos da categoria, a solução que funciona melhor para você depende de suas necessidades:
- Para pequenas empresas ou uso pessoal, o ScanSnap iX1600 é uma solução de digitalização versátil, compacta e poderosa.
- Para uso em escala empresarial, o fi-8170 pode carregar até 100 folhas de papel por vez e processá-las rapidamente a uma velocidade de 70 ppm.
- Para casos de uso de alto volume, o fi-8950 pode lidar com cargas de trabalho enormes e de vários turnos com tempo de inatividade mínimo.
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