Unos cuantos centímetros más de papel abren un mundo completamente nuevo de posibilidades de digitalización. Esto es lo que debe buscar en un escáner de tamaño legal.
En la era moderna, muchas empresas utilizan escáneres para mantener sus operaciones digitalizadas y eficientes. Aunque la mayoría de los escáneres pueden manejar la mayoría de los tamaños de papel (incluido el tamaño legal), su sector profesional específico puede presentar necesidades únicas. Es importante encontrar un escáner que soporta los tipos de documentos con los que trabaja con más frecuencia, ya sea para proteger materiales de archivo delicados o digitalizar grandes cantidades de documentos de tamaño legal. Los abogados y los asistentes jurídicos, por ejemplo, tienen consideraciones especiales que deben tenerse en cuenta a la hora de buscar un escáner de documentos jurídicos.
En este artículo, analizaremos todas las características clave de un escáner de tamaño legal de calidad para que pueda encontrar el mejor para sus necesidades.
Consulte nuestra guía, Los 11 tipos de escáneres que todo profesional debe conocer, para obtener aún más información y consejos de expertos.
¿Qué es un escáner de tamaño legal?
Un escáner de tamaño legal es un dispositivo de digitalization que puede procesar papel de 8,5 pulgadas de ancho por 14 pulgadas de longitud. El papel de tamaño legal fue popularizado por los abogados, ya que necesitaban más espacio para incluir detalles complejos y extensos en contratos y otros documentos oficiales. Dicho esto, muchos profesionales y empresas ajenas al ámbito jurídico utilizan este tipo de papel y necesitan un dispositivo potente que pueda digitalizar sus documentos. El escáner de documentos legales adecuado puede ayudarle a compartir y colaborar archivos de forma remota o crear copias de seguridad seguras de documentos y registros importantes.
Qué buscar en un escáner de calidad para papel de tamaño legal
Alimentación de papel sin complicaciones
Siempre es una buena idea determinar los tamaños de los documentos que va a digitalizar. Si utiliza muchos documentos anchos, busque un escáner que pueda digitalizar documentos de tamaño doble carta (11” x 17”). Su escáner de tamaño legal debe permitir una alimentación de papel estable, con una bandeja que mantenga los documentos en posición vertical, alineados y listos para digitalizar. La longitud adicional del papel legal (el tamaño legal es tres pulgadas más largo que el papel estándar de 8,5” x 11”) requiere un soporte adicional para que los documentos no se vuelquen ni se doblen hacia atrás antes de digitalizarlos. También debe buscar adaptadores de bandeja que se puedan ajustar para guiar cuidadosamente documentos de cualquier ancho en su escáner.
Para documentos delicados, antiguos o encuadernados, considere un escáner con cama plana. Nuestro consejo: no compre un modelo que solo tenga una cama plana. Una unidad combinada con alimentador y cama plana es la mejor opción y le ahorrará mucho tiempo y dinero. El uso de la cama plana siempre será la excepción, no lo comun. La cama plana incorporada en el fi-8270, por ejemplo, proporciona una utilidad adicional para aquellos que necesitan digitalizar documentos muy gruesos, publicaciones de varias hojas o publicaciones periódicas encuadernadas.
Digitalización por lotes
Asegúrese de que su escáner de tamaño legal sea lo suficientemente resistente y robusto para manejar grandes volúmenes de papel rápidamente, sin estropearse ni afectar a los plazos de entrega. Si selecciona un escáner con capacidad para 100 hojas de papel tamaño legal, por ejemplo, es importante que compruebe las funciones tecnológicas internas, como el control automático de separación, que ajusta el par de separación del escáner a medida que cambia la carga de papel. Si va a digitalizar documentos por lotes que deben permanecer en un orden predeterminado, busque funciones de soporte de apilador que mantengan los papeles bien organizados y reduzcan los problemas posteriores a la digitalización.
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Funciones de protección de documentos
Independientemente de si está digitalizando una hoja de tamaño legal a la vez o digitalizando por lotes una serie de papeles, es importante seleccionar un escáner que asegura automáticamente que sus documentos estén protegidos y preservados. Las grapas, las esquinas dobladas y otras anomalías pueden provocar atascos de papel que dañen permanentemente las copias originales que está digitalizando; cuando se trata de documentos importantes, eso puede ser un grave error. Los escáneres de alta tecnología utilizan monitoreo de imágenes e incluso de sonido para verificar si hay desviaciones y pausar la digitalización si algo se atasca o desalinea.
Calidad de imagen nítida
Si se dedica a digitalizar documentos jurídicos, es posible que la calidad de imagen no sea su prioridad número uno. Pero incluso si no está digitalizando fotografías, querrá mantener la calidad de imagen lo mejor posible. La calidad de imagen determina cómo se lee el texto digitalizado, por lo que un imagen de buena calidad asegura que cada palabra sea legible y nunca confundirá un contrato de 2023 con uno de 2028. También es fácil ver cómo los gráficos influyen en los documentos legales con mucho texto: piense en gráficos, logotipos de empresa y fotos de equipo como algunos ejemplos. Asegúrese de que su escáner de papel de tamaño legal puede identificar automáticamente las imágenes gráficas cuando aparecen y digitalizarlas con la máxima resolución posible y sin cambios de color.
Software de escáner inteligente
¿Necesita encontrar rápidamente un presupuesto completo? ¿Está intentando comprobar una referencia pero no recuerda dónde la vio? El texto que permite realizar búsquedas es una característica importante del software para encontrar información clave dentro de los documentos digitalizados. Busque por palabras clave o frases memorables, y recibirá una lista de documentos coincidentes en lugar de tener que revisar manualmente miles de archivos PDF uno por uno. Si tiene negocios internacionales, busque un software de escáner que reconozca varios idiomas.
El software de digitalización también debería automatizar la asignación de nombres a los archivos para que el usuario no tenga que introducir un título y una ubicación de almacenamiento con cada lote nuevo. Al procesar documentos legales, por ejemplo, un software inteligente puede encontrar el número de caso y añadirlo automáticamente al nombre del archivo PDF. Al leer automáticamente los códigos de barras y solicitar la intervención humana solo cuando sea absolutamente necesario, el software de escáner inteligente le permite hacer otras cosas mientras procesa y organiza el papeleo.
Facilidad de uso y conectividad
Lo último de lo que debe preocuparse cuando compra un nuevo escáner de documentos legales es de cómo utilizarlo. Busque una máquina con una interfaz intuitiva que le permita seleccionar de forma clara y sencilla cualquier funcionalidad que pueda necesitar, desde trabajos de digitalización hasta procedimientos de limpieza.
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