Un escáner de escritorio debe procesar documentos de forma rápida, eficiente y sin interrupciones, ya sea en el lugar de trabajo o en la oficina en casa.
El mercado actual de escáneres ofrece alimentadores automáticos de documentos, camas planas de gran tamaño, unidades portátiles y casi cualquier tamaño y formato de dispositivo de digitalización de documentos. Cada uno de ellos puede presumir de impresionantes velocidades de digitalización, resoluciones ópticas y otras funciones avanzadas. Pero cuando se trata del uso en casa y en oficinas personales, el factor más importante es la fiabilidad. Un escáner de escritorio no necesita todo tipo de funciones, sólo procesar documentos de forma rápida, eficiente y con un mínimo de interrupciones o errores.
Si lo que más tiene en cuenta al comprar un dispositivo electrónico es cómo encajará en su espacio de trabajo, un escáner de escritorio puede ser lo que necesita. Veamos con más detalle qué esperar de los modelos actuales.
Consulte nuestra guía, Los 11 tipos de escáneres que todo profesional debe conocer, para obtener aún más información y consejos de expertos.
¿Qué es un escáner de escritorio?
Un escáner de escritorio es un dispositivo que digitaliza documentos personales, como fotografías y papeleo cotidiano diverso. Sin embargo, a diferencia de sus contrapartes orientadas a las empresas, los modelos de escritorio están diseñados expresamente para uso individual y para pequeñas empresas. Esto significa que son razonablemente compactos, lo que permite colocarlos en un escritorio junto a un computadora personal.
En un entorno profesional, los escáneres de escritorio son para operadores que no necesitan funciones avanzadas pero insisten en contar con equipos confiables. Como tal, los escáneres deben ocupar el menor espacio posible y al mismo tiempo mantener la capacidad de procesar grandes volúmenes de documentos, desde formularios de registro de clientes hasta recibos diarios y más.
¿Cuáles son las ventajas de los escáneres de escritorio ?
Precio
Para la mayoría de las oficinas en el hogar y pequeñas empresas, el beneficio más significativa de los escáneres de escritorio es su valor. El escáner profesional normal puede costar miles de dólares, lo que refleja velocidades de digitalización excepcionales, altas resoluciones ópticas y otras capacidades avanzadas. Un escáner de escritorio con una gama más específica de funciones puede ser mucho más asequible. La mayoría de las unidades se encuentran en un cómodo rango de $300 a $1000 y abordan fácilmente las necesidades de digitalización de un hogar o una pequeña oficina.
Este modelo de precios hace que sea mucho más fácil para los particulares comprar un dispositivo nuevo para una oficina en casa. A algunas empresas incluso les puede resultar rentable comprar varios escáneres de escritorio y ponerlos a disposición de todos los empleados de un departamento determinado. Si todo el equipo digitaliza documentos a diario, tener varias unidades de alto valor puede ser una propuesta mejor que un escáner costoso con una cola que se extiende fuera de la sala de fotocopias.
Tamaño compacto
A excepción de algunos tipos de dispositivos de digitalización de documentos portátiles, los escáneres de escritorio tienden a ser los más compactos. La mayoría ocupan poco más espacio que una pila grande de papel normal, lo cual es impresionante, teniendo en cuenta que algunos permiten colocar 100 páginas o más en sus alimentadores de documentos. Este tamaño facilita la inclusión de un escáner de escritorio en cualquier oficina en casa sin alterar las instalaciones existentes en el espacio.
Ocupar un espacio mínimo también puede beneficiar a las pequeñas empresas. Por ejemplo, los escáneres de escritorio eliminan la necesidad de grandes estaciones de digitalización situadas lejos de los escritorios individuales. Además, los propietarios y gerentes de comercios minoristas pueden guardar fácilmente el escáner cuando no lo utilicen y recuperarlo cuando lo necesiten. En resumen, es posible integrar el escáner con cualquier entorno de trabajo en lugar de crear entornos de trabajo alrededor del escáner.
Alto rendimiento
Los escáneres de escritorio pueden ser compactos, pero eso no significa que sean de bajo rendimiento. Gracias a los alimentadores automáticos y a las altas velocidades de digitalización, muchas unidades pueden procesar un gran volumen de documentos. Algunos incluso permiten al operador implementar configuraciones personalizables para manejar diferentes tipos de documentos, como tarjetas de identificación, tarjetas de visita, sobres o documentos largos.
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Características de los mejores escáneres de escritorio
Alimentador de documentos
Hay dos casos de uso a tener en cuenta cuando se trata de escáneres de escritorio. El primero es el uso de un alimentador automático de documentos (ADF) para tomar varios documentos (o varias docenas) y digitalizarlos uno a la vez sin intervención adicional del operador. La mayoría de los escáneres disponen de configuraciones personalizables para definir si cada documento requiere un archivo de imagen individual o si todos serán páginas de un único documento PDF. El modo de alimentación manual es el segundo caso de uso, ya que permite capturar tarjetas de crédito, identificaciones, sobres y otros documentos gruesos.
Al procesar varios documentos con un ADF, es fundamental minimizar la cantidad de errores que pueden causar interrupciones. El más común ocurre cuando dos hojas pasan por el alimentador simultáneamente y no se logran digitalizar todos los lados del papel.
La detección de alimentación múltiple identifica este error en el momento en que ocurre y le avisa al operador, incluso identificando superposiciones o longitudes de papel inusuales. Algunos de los mejores escáneres de escritorio ofrecen configuraciones personalizables para ignorar las falsas alimentaciones múltiples de recibos pegados y notas adhesivas. Con estas funciones, los operadores pueden incluir documentos de distintos tamaños en un ADF sin perder la confianza en los resultados finales de la digitalización.
Digitalizaciones rápidas e ininterrumpidas
Ya sea que su escáner sea de calidad profesional o esté diseñado para uso en casa, lo último que desea es que se atasque el papel. Consulte los comentarios de los clientes y las garantías del fabricante para asegurarse de que el dispositivo elegido puede mantener un proceso de digitalización ininterrumpido. Similarmente, investigue la velocidad de digitalización de cada modelo, medida en imágenes por minuto (IPM) o páginas por minuto (PPM). Para un escáner de escritorio, entre 40 y 80 páginas por minuto es un punto de referencia ideal para la eficiencia general.
Software de digitalización de documentos
Cuando se utiliza un escáner, la digitalización es sólo la mitad del trabajo: el siguiente paso es organizar los documentos digitales y ponerlos a disposición de los compañeros de trabajo. Para ello, muchos escáneres incluyen software de digitalización de documentos que ayuda a clasificar los archivos en el momento en que se procesan. Estas herramientas facilitan la organización de bases de datos, la carga de archivos en la nube o incluso la consulta de datos de texto de documentos individuales. Estas funciones contribuyen en gran medida a aumentar la productividad fuera del proceso de digitalización.
Nuestras recomendaciones: el fi-8170 y el ScanSnap iX1600 de RICOH
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Al elegir un escáner de escritorio, es importante tener en cuenta si es para una oficina en casa o para un espacio de trabajo compartido. Recomendamos el ScanSnap iX1600 para uso personal. Este modelo está diseñado para las tareas de digitalización diarias, como procesar 40 páginas a doble cara por minuto o reproducir fotos en menos de un segundo. Además, el iX1600 le permite digitalizar, administrar y entregar documentos un 33% más rápido que otros dispositivos ScanSnap, lo que le permite dedicar tiempo a las tareas de alta prioridad.
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