Conozca las características clave de un escáner que le permitirá a su empresa digitalizar todos sus documentos de forma rápida y precisa
Incluso en un mundo cada vez más digital, el papel sigue ocupando una gran parte de nuestro vida cotidiana.
Las oficinas estadounidenses utilizan un total de 12,1 billones de hojas de papel al año. Si trabaja en el ámbito jurídico o médico, sabrá que gran parte de su trabajo está rodeado de pilas de formularios y documentos que hay que procesar. Puede ser frustrante y llevar mucho tiempo buscar entre resmas de papel para encontrar ese recibo para la facturación o ese último gráfico para terminar el informe.
Por eso, muchas empresas utilizan escáneres de documentos con alimentación automática para procesar el volumen de papeleo que encuentran durante sus operaciones. Estos escáneres pueden digitalizar miles (si no decenas de miles) de documentos al día, lo que permite archivar y recuperar información con mayor facilidad, ofrecen opciones de uso compartido más versátiles entre compañeros de trabajo y clientes y permiten aplicaciones más dinámicas de la documentación en papel en su trabajo.
Hay una gran variedad de escáneres disponibles, y saber cuál elegir puede resultar difícil. Un buen escáner debe poder adaptarse a sus necesidades, moverse a la misma velocidad que usted y seguir siendo confiable con grandes cargas de trabajo. Siga leyendo para saber más sobre qué buscar en un escáner y cómo encontrar el perfecto para su lugar de trabajo.
Consulte nuestra guía, Los 11 tipos de escáneres que todo profesional debe conocer, para obtener aún más información y consejos de expertos.
¿Qué es un escáner de documentos con alimentación automática?
Un escáner de documentos con alimentación automática es un dispositivo de digitalización diseñado para oficinas que manejan un gran volumen de papel. Estos escáneres soportan pilas de papel pequeñas o grandes, de 20 a 500 hojas, para digitalizarlas docenas de veces más rápido que un escáner de cama plana.
¿Cuáles son las ventajas de tener un escáner de documentos con alimentación automática?
Trabajar con grandes volúmenes de papel, ya sea documentación interna, formularios legales o médicos, recibos, pasaportes y otros documentos variados, puede resultar engorroso y lento; los escáneres de documentos con alimentación automática aceleran los procesos de digitalización.
Una vez digitalizados, los archivos pueden transmitirse por correo electrónico o almacenarse en redes internas y pueden integrarse fácilmente en informes o presentaciones digitales.
Cómo elegir un escáner de documentos con alimentación automática
Asegúrese de que su escáner puede seguir el ritmo de su negocio
Una de las cosas más importantes que hay que tener en cuenta al elegir un escáner de documentos con alimentación automática es saber con qué tipo de documentos se trabaja y con qué rapidez se necesitan digitalizar. Hay que tener en cuenta la velocidad del escáner, el tamaño del papel, el tamaño del lote y el volumen diario.
¿Su empresa procesa principalmente páginas de tamaño carta estándar (8,5 x 11 pulgadas) o también procesará páginas de doble carta (11 x 17 pulgadas)? ¿Digitaliza páginas de una o dos caras? ¿También necesita digitalizar páginas de tamaño irregular o más gruesas, como recibos, pasaportes o tarjetas laminadas? ¿Cuánto papel recibe al día o a la semana que necesite digitalizar y con qué rapidez hay que digitalizarlo?
Un buen escáner de documentos con alimentación automática será capaz de manejar todas estas situaciones y más. Necesitará un escáner que pueda procesar cientos de páginas por trabajo y que las procese con rapidez y precisión. Busque escáneres que tengan bandejas más grandes para apilar los papeles más ligeros o con formas irregulares y no tener que levantarlos del piso al terminar de digitalizarlos. Y asegúrese de que pueda manejar documentos más gruesos, para que no tenga que preocuparse si sus pasaportes, tarjetas de crédito, folletos o sobres cabrán o si permanecerán intactos cuando salgan del escáner .
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No se olvide de la calidad de imagen
Las digitalizaciones de mala calidad pueden generar una pérdida de tiempo al volver a digitalarlos, y las imágenes poco nitidas pueden generar datos malinterpretados.
Los escáneres de documentos con alimentación automática deben ofrecer un buen equilibrio entre la cantidad de páginas que pueden digitalizar por minuto y, al mismo tiempo, mantener la calidad de imagen. Esto normalmente se maneja mediante una combinación de hardware de digitalización, que proporciona capturas nitidas y de alta resolución de sus datos, y software, que puede utilizar el posprocesamiento para mejorar la claridad y comprimir el tamaño del archivo sin sacrificar la calidad.
Por ejemplo, el fi-8170 ofrece detección de sobreescaneado para ampliar el rango de la digitalización más allá del tamaño de papel predeterminado para capturar esquinas de documentos desalineados. Su tecnología Clear Image Capture asegura una digitalización precisa de sus documentos e incluso puede eliminar marcas de agua o artefactos. También utiliza PaperStream IP, un controlador compatible con TWAIN/ISIS® que puede limpiar y mejorar aún más sus digitalizaciones.
Cualquiera sea el escáner que elija, asegúrese de que pueda procesar sus documentos de forma limpia y precisa, sin introducir errores propios.
Encuentre un escáner de documentos con alimentación automática que dure
Las empresas medianas y grandes reciben tanto papeleo para procesar que es probable que sus escáneres estén en uso constante durante la jornada laboral. Debe asegurarse de que el escáner que compre pueda soportar este tipo de uso diaria rigurosa durante los próximos años, de modo que no tenga que preocuparse por tiempos de inactividad o costos de reparación.
Busque un dispositivo que utiliza rodillos de uretano resistentes y motores que puedan soportar grandes cargas de trabajo que pueden incluir papel más grueso y pesado. La descripción del producto debe indicarle el volumen diario y darle una idea de cuántas páginas puede procesar en un día determinado, o proporcionarle una estimación de cuánto tiempo puede funcionar. Los consumibles deben durar lo suficiente como para realizar cientos de miles de operaciones antes de ser reemplazados. Si se producen errores de alimentación, deben ser fáciles de solucionar para que el día no se detenga.
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A quienes buscan un escáner de documentos con alimentación automática no les faltan opciones. Nos enorgullece haber dedicado los últimos 50 años a la investigación, el diseño y el desarrollo de algunos de los productos electrónicos más avanzados y potentes del mundo, incluidos nuestros escáneres de nivel profesional de la Serie fi.
Diseñados específicamente para los trabajos de gestión documental más exigentes, los escáneres de la Serie fi son capaces de procesar decenas de miles de páginas por día con los más altos niveles de precisión. Sus capacidades de integración intuitiva con todas las suites de trabajo existentes minimizan el tiempo de recuperación de valor para las empresas que buscan invertir en herramientas que les reportarán beneficios en los próximos años.
El fi-8170 de Ricoh puede manejar la carga de trabajo de empresas de cualquier tamaño, procesando 10.000 documentos de distintos tamaños y grosores todos los días. Con el control de separación automático patentado para evitar errores de alimentación y la tecnología Clear Image Capture, puede asegurarse de que los documentos de su empresa se digitalicen de forma rápida y precisa, en un dispositivo diseñado para durar. Haga clic aquí para obtener más información o comprar el resto de nuestra línea de escáneres de producción.
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