Alguns centímetros a mais de papel abrem um mundo totalmente novo de possibilidades de digitalização. Veja a seguir o que procurar em um scanner de tamanho ofício.
Muitas empresas usam scanners para manter suas operações digitalizadas e eficientes na era moderna. Embora a maioria dos scanners possa lidar com a maioria dos tamanhos de papel (inclusive papel tamanho ofício), seu campo profissional específico pode apresentar necessidades exclusivas. É importante encontrar um scanner que suporte os tipos de documentos com os quais você mais trabalha, seja protegendo materiais de arquivo delicados ou scanners de tamanho ofício que suportem grandes quantidades de papel. Advogados e seu assistentes, por exemplo, têm considerações especiais que devem ser levadas em conta ao procurar um scanner de documentos jurídicos.
Neste artigo, vamos nos aprofundar em todos os principais recursos de um scanner de tamanho ofício de qualidade para que você possa encontrar o melhor para suas necessidades.
Confira nosso guia, Os 11 tipos de scanners que todo profissional precisa conhecer, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.
O que é um scanner de tamanho ofício?
Um scanner de tamanho ofício é um dispositivo de digitalização que pode processar papel medindo 8,5 polegadas de largura por 14 polegadas de altura. O papel de tamanho ofício foi popularizado por advogados, pois eles precisavam de mais espaço para incluir detalhes complexos e longos em contratos e outros documentos oficiais. Dito isso, muitos profissionais e empresas fora do setor jurídico usam esse tipo de papel e precisam de um dispositivo potente que possa digitalizar seus documentos. O scanner de documentos jurídicos certo pode ajudá-lo a compartilhar e colaborar em arquivos remotamente ou criar backups seguros de documentos e registros importantes.
O que procurar em um scanner de qualidade para papel tamanho ofício
Alimentação de papel sem complicações
É sempre uma boa ideia determinar os tamanhos extremos dos documentos que você vai digitalizar. Se você usa muitos documentos largos, procure um scanner que possa digitalizar tamanho A3 (11" x 17"). Seu scanner de tamanho ofício deve permitir alimentação estável de papel, com uma bandeja que mantenha os documentos na posição vertical, alinhados e prontos para digitalização. A altura extra do papel ofício (o tamanho ofício é três polegadas mais alto do que o papel padrão de 8,5" por 11") requer suporte adicional para que os documentos não tombem ou dobrem para trás antes de serem digitalizados. Você também deve procurar adaptadores de bandeja que possam ser ajustados para guiar com precisão documentos de qualquer largura para o scanner.
Para documentos delicados, antigos ou encadernados, considere um scanner com mesa plana. Nossa recomendação: não compre um modelo somente com mesa plana. Uma unidade combinada com um alimentador (Ofício) e uma mesa plana (A4) é uma aposta melhor e economizará muito tempo e dinheiro. O uso da mesa plana sempre será a exceção da digitalização, não a regra. A mesa plana (A4) integrada do fi-8270, por exemplo, oferece utilidade adicional para quem precisa digitalizar documentos muito espessos, publicações com várias folhas ou periódicos encadernados.
Digitalização de lotes e volumes
Certifique-se de que seu scanner de tamanho ofício seja robusto e resistente o suficiente para lidar com grandes volumes de papel rapidamente, sem quebrar e prejudicar prazos urgentes. Se você escolher um scanner com capacidade para 100 folhas de papel tamanho ofício, por exemplo, é importante verificar se há recursos técnicos internos, como o controle automático de separação, que ajusta o torque de separação do scanner conforme a carga de papel muda. Se estiver digitalizando em lote documentos que devem permanecer em uma ordem predeterminada, procure recursos de suporte de empilhamento que mantenham os papéis bem organizados e reduzam a confusão pós-digitalização.
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Funcionalidade de proteção de documentos
Independentemente de você estar digitalizando uma folha de tamanho ofício por vez ou digitalizando em lote uma série de papéis, é importante selecionar um scanner que garanta automaticamente a proteção e a preservação dos documentos. Grampos soltos, cantos dobrados e outras anormalidades podem causar atolamentos de papel que levam a danos permanentes às cópias originais que estão sendo digitalizadas; quando se trata de documentos importantes, isso pode ser um grande erro. Os scanners de alta tecnologia usam monitoramento de imagem e até mesmo de som para verificar se há distorções e pausar o progresso se algo estiver preso ou fora de alinhamento.
Qualidade de imagem nítida
Se o seu foco for a digitalização de documentos jurídicos, talvez você não pense na qualidade da imagem como sua prioridade número um. Mas, mesmo que não esteja digitalizando fotos, ainda assim será necessário manter a qualidade da imagem o mais alta possível. A qualidade da imagem determina a leitura do texto digitalizado, portanto, uma digitalização de alta qualidade garantirá que cada palavra seja legível e que você nunca confunda um contrato que termina em 2023 com um que termina em 2028. Também é fácil ver como os gráficos são considerados em documentos jurídicos com muito texto - basta pensar em gráficos, logotipos de empresas e fotos de equipes como alguns exemplos. Certifique-se de que o scanner de papel tamanho ofício possa identificar automaticamente as imagens gráficas quando elas aparecerem e digitalizá-las com a mais alta resolução possível e sem alterações de cor.
Software de scanner inteligente
Precisa encontrar uma cotação completa rapidamente? Está tentando verificar uma referência, mas não consegue se lembrar de onde a viu? O texto pesquisável é um importante recurso de software para encontrar informações importantes em documentos digitalizados. Pesquise por palavras-chave ou frases memoráveis e você receberá uma lista de documentos correspondentes, em vez de ter que examinar manualmente milhares de PDFs, um de cada vez. Se você faz negócios internacionais, procure um software de scanner que reconheça vários idiomas.
O software de digitalização também deve automatizar a nomeação de arquivos para que você não precise ficar em frente à máquina e inserir um título e um local de salvamento a cada nova digitalização. Ao processar documentos jurídicos, por exemplo, um software inteligente pode encontrar o número do processo e adicioná-lo automaticamente ao nome do arquivo PDF. Ao ler automaticamente os códigos de barras e solicitar a intervenção humana somente quando absolutamente necessário, o software de scanner inteligente libera você para fazer outras coisas enquanto processa e organiza a papelada.
Facilidade de uso e conectividade
A última coisa com que você quer se preocupar ao comprar um novo scanner de documentos jurídicos é descobrir como operá-lo. Procure um equipamento com uma interface intuitiva que permita a seleção clara e fácil de qualquer funcionalidade necessária, desde trabalhos de digitalização até procedimentos de limpeza. Também é uma boa ideia verificar as opções de conectividade do scanner, incluindo conexões USB, de rede e Wi-Fi.
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