¿Por qué utilizar un escáner de cama plana? Las principales ventajas para profesionales y creativos

Comprar un escáner de cama plana puede parecer sencillo, pero no hay dos modelos iguales.

Los escáneres de cama plana se encuentran entre los escáneres más comunes en entornos empresariales por una buena razón. Su diseño no solo soporta una amplia variedad de tipos de documentos, sino que también es lo suficientemente intuitivo para que puedan utilizarlo usuarios de todos los niveles de habilidad técnica.

Sin embargo, a pesar de todas las ventajas de los escáneres de cama plana, elegir el adecuado puede ser un desafío. La industria soporta una amplia gama de modelos, desde pequeños dispositivos operados manualmente hasta unidades complejas con alimentadores de documentos integrados. Además, la mayoría de estos escáneres están pensados para necesidades empresariales específicas, por lo que es esencial conocer todas las funciones disponibles antes de realizar una compra.

Consulte nuestra guía, Los 11 tipos de escáneres que todo profesional debe conocer, para obtener más información y consejos de expertos.

¿Qué es un escáner de cama plana y cómo funciona?

Un escáner de cama plana es un tipo de escáner óptico que utiliza una superficie plana para facilitar el proceso de digitalización. Los escáneres de cama plana están disponibles para artículos que no caben en un alimentador. Utilizan una amplia gama de diseños y características para adaptarse a distintos tipos de documentos, como materiales encuadernados como libros y publicaciones periódicas, así como documentos particularmente gruesos o delicados.

Para capturar imágenes, un escáner de cama plana utiliza un cristal, una fuente de luz motorizada, una serie de espejos y lentes y un sensor de imágenes. Primero, el usuario coloca un documento plano sobre el cristal y cierra la tapa. Luego, la fuente de luz ilumina cada parte del documento mientras los espejos y lentes reflejan y transmiten la imagen. El sensor convierte la imagen en información digital. A partir de ahí, el software de digitalización en la computadora puede guardar la imagen en un formato de archivo utilizable.

El diseño de un escáner de cama plana le otorga algunas ventajas potenciales sobre un escáner con alimentador de documentos. En primer lugar, el papel en un escáner de cama plana permanece estacionario. Eso significa que no hay forma de que las páginas gruesas se atasquen y creen un atasco de papel. Además, los escáneres de cama plana no dañan los documentos delicados doblándolos o rasgándolos.

¿Cuáles son las ventajas de los escáneres de cama plana?

Los escáneres de cama plana tienen un valor incalculable para las industrias que manejan materiales frágiles y valiosos. Dado que los objetos no se mueven durante el proceso de digitalización, los escáneres de cama plana minimizan las posibilidades de dañar cada objeto mientras producen una imagen de alta calidad.

La mayor ventaja de un escáner de cama plana es su capacidad para trabajar con todo tipo de artículos, incluidos los de tamaño irregular, extragrandes, frágiles o encuadernados, pero esa no es la única ventaja que ofrecen. Generalmente son económicos y fáciles de usar. La superficie plana combinada con una tapa ajustable es ideal para las necesidades de digitalización comerciales comunes, como:

• Documentos estándar
• Fotografías
• Tarjetas de identificación emitidas por el gobierno
• Libros
• Obras de arte planas y pinturas sobre lienzo

Comprenda sus necesidades de un escáner de cama plana

Los escáneres de cama plana son dispositivos versátiles y eficaces, pero no hay dos modelos iguales. Esto se debe a que el mercado actual soporta una gran variedad de tamaños y funciones que pueden no ser útiles en todos los entornos de trabajo. Antes de realizar una compra, evalúe sus necesidades inmediatas haciendo las siguientes preguntas:

• ¿Qué digitaliza? Aunque los escáneres de cama plana son versátiles, debe estar absolutamente seguro de que soportan los documentos u objetos que necesita reproducir.
• ¿Qué tan delicados son los objetos digitalizados? Los equipos de cama plana son ideales para preservar fotografías, libros y documentos antiguos que puedan requerir consideraciones especiales para su manipulación.
• ¿Necesita digitalizar varios documentos a la vez? Si los usuarios digitalizan un gran volumen de imágenes, puede resultar útil comprar un modelo con un alimentador automático de documentos.
• ¿Cuál es el documento más grande que va a digitalizar? Digitalizar documentos de tamaño 8,5” x 11” generalmente requiere menos espacio que libros de gran tamaño.
• ¿Qué importancia tiene la calidad de la digitalización? Los escáneres de cama plana soportan diversas resoluciones, a menudo de 1.200 puntos por pulgada o más.
• ¿Los usuarios pueden cambiar las configuraciones fácilmente? Si los usuarios necesitan ajustar la configuración de digitalización, probablemente tendrán que acceder a un panel de control para realizar ajustes especializados. Una interfaz intuitiva será esencial si el público en general tiene acceso a estas opciones.

Otras características de los mejores escáneres de cama plana

Resolución de la digitalización

Una de las consideraciones más importantes para cualquier escáner de documentos es la calidad de imagen. Los fabricantes suelen conseguir esta calidad mediante la resolución óptica, que es el máximo de puntos por pulgada (PPP) recomendado para el dispositivo. Los escáneres de cama plana pueden variar entre 50 PPP y 4800 PPP, dependiendo del modelo.

Es importante tener en cuenta que una resolución óptica inferior no equivale a un escáner de baja calidad. Resolución alta suena impresionante, pero también reduce significativamente la velocidad de la digitalización, lo que los limita a casos de uso específicos. La mayoría de las empresas nunca necesitarán ese tipo de resolución. Aunque una resolución de 600 PPP o superior ofrece una reproducción de imágenes mucho mejor, suele ser excesiva para el archivado o la transferencia electrónica de documentos, ya que el promedio de la industria es 300 PPP. Otro inconveniente de alta resolución es un aumento matemático del tamaño del archivo por cada 100 PPP; una alta resolución equivale a altos costos de almacenamiento.

Calidad del color

La digitalización en escala de grises es ideal para muchos documentos empresariales que no utilizan color, y este método puede ser preferible para crear archivos que ocupen menos espacio de almacenamiento digital que la captura de color real. Sin embargo, si va a digitalizar materiales como impresiones artísticas, revistas o cualquier otra cosa en la que el color sea una parte clave de la imagen, debe buscar un escáner de cama plana que pueda capturar no sólo imágenes de alta resolución, sino también imágenes en color real.

Tamaño de la cama plana

Un punto de diferenciación clave entre los mejores escáneres de cama plana son las dimensiones de sus superficies. La mayoría de los escáneres de cama plana soportan documentos de tamaño A4 estándar, mientras que un escáner de cama plana de tamaño 11x17 puede procesar un documento A3 completo en una sola pasada. Asegúrese de tener en cuenta el tamaño típico de los documentos que su organización necesitará digitalizar al elegir su modelo preferido.

Alimentador automático de documentos

Los escáneres de cama plana pueden incluir un alimentador automático de documentos para procesar un flujo constante de archivos de forma rápida y eficiente. Esta automatización es crucial cuando los usuarios manejan un gran volumen de documentos y no pueden dedicar el tiempo necesario para procesarlos manualmente a través de la cama plana. Sin embargo, los alimentadores automáticos pueden ser innecesarios si el escáner sólo se va a utilizar para artículos especializados, como fotografías frágiles que deben manipularse con cuidado.

Velocidad de la cama plana

Digitalizar documentos con un escáner de cama plana siempre será más lento que colocar una pila de páginas en un alimentador automático de documentos, porque el usuario debe cambiar cada página manualmente. Sin embargo, las velocidades de digitalización rápidas pueden reducir la inversión de tiempo total. Algunos de los mejores escáneres de cama plana son capaces de digitalizar una hoja de tamaño carta estándar en poco más de medio segundo en modo horizontal, lo que facilita un flujo de trabajo más eficiente.

Digitalización sin cubierta

La digitalización por la cama plana se realiza normalmente colocando un documento en la superficie del escáner y bajando una cubierta sobre él. La cubierta mantiene el documento en su lugar y minimiza la contaminación por polvo y luz del entorno operativo. Sin embargo, los escáneres de cama plana que soportan la digitalización sin cubierta permiten dejar la cubierta abierta mientras se digitalizan los documentos. Esto es útil tanto para acelerar el proceso como para digitalizar la superficie de documentos grandes o de tamaño incómodo que no quepan no bajo la cubierta.

Consejos para obtener la mejor calidad de imagen con un escáner de cama plana

Una vez que haya adquirido y configurado su escáner de cama plana, es posible que desee optimizar la calidad de imagen. Hay algunos pasos que puede seguir para obtener digitalizaciones nítidas, limpias y realistas en todo momento:

• Limpie el cristal: Incluso si mantiene la cubuerta cerrada mientras no lo utiliza, los cristales de los escáneres de cama plana tienden a atraer polvo y huellas dactilares. Una limpieza con un paño de microfibra debería ser suficiente, pero también puede usar una pequeña cantidad de agua destilada o un limpiador de vidrios para asegurarse de que el cristal del escáner esté impecable.
• Coloque los documentos lo más planos posible: Aunque las cubiertas de los escáneres de cama plana evitan que el papel se mueva, es posible que no mantengan los documentos arrugados o doblados perfectamente planos. Eso podría generar archivos de imagen distorsionados y difíciles de interpretar. Antes de digitalizar una hoja de papel, aplánela lo más posible. Colocar un libro pesado sobre el documento durante algunas horas es una forma eficaz de eliminar suavemente los pliegues o las arrugas.
• Utilice cartulina negra: Si digitaliza documentos de texto a doble cara, es posible que algunas palabras del lado opuesto de la página se traspasen. Para evitarlo, coloque un trozo de cartulina negra sobre el documento que desea digitalizar. El peso añadido también ayudará a mantener el papel plano. Algunos escáneres tienen una opción de fondo negro.
• Ajuste el software de digitalización: La mayoría de los programas de digitalización tienen varias opciones de resolución, color, tamaño de papel, reconocimiento de texto y otras funciones útiles. Intente a digitalizar un documento varias veces con distintas configuraciones de software. Comprueba cuál le brinda los mejores resultados.

¿Quién debería utilizar un escáner de cama plana?

Aunque los escáneres de cama plana no son tan rápidos como sus contrapartes con alimentador de documentos, pueden digitalizar una variedad mucho más amplia de articulos. Las personas que deseen digitalzar fotos, revistas, libros, tarjetas de identificación y otros artículos de dimensiones irregulares probablemente beneficiarán más si utilizan escáneres de cama plana. Además, los escáneres de cama plana son útiles para genealogistas e historiadores, ya que es menos probable que estos dispositivos dañen documentos antiguos y delicados.

Sin embargo, si los artículos en cuestión son extremadamente frágiles, también vale la pena considerar un escáner cenital, como el ScanSnap SV600. Estos escáneres no requieren contacto físico con el documento, ya que capturan imágenes a aproximadamente 30 cm de altura. Los escáneres cenitales tienden a ser más lentos que los de cama plana, pero hay menos riesgo de dañar artefactos irreemplazables.

¿Por qué comprar un escáner de cama plana de tamaño 11x17?

Los escáneres de cama plana son más accesibles que otros diseños porque cualquiera puede colocar documentos sobre la superficie de digitalización para crear imágenes de alta calidad. Pero, por supuesto, ese proceso sólo funciona si el cristal de la superficie plana es lo suficientemente grande como para soportar cualquier objeto. Los escáneres de cama plana grandes soportan la más amplia gama de documento, desde hojas de gran tamaño hasta libros enteros.

La compensación por el tamaño se mide en el espacio de trabajo restante. Incluso un escáner de cama plana de tamaño modesto puede ser voluminoso, y los modelos más grandes ocuparán mucho más espacio en un escritorio. Las empresas que digitalizan documentos grandes con frecuencia deberían considerar la posibilidad de preparar una estación de trabajo dedicada a la digitalización con un escáner de cama plna de tamaño 11" x 17" que satisfaga casi todas las necesidades. Sin embargo, si lo más común es utilizar documentos de tamaño carta, busque algo más cercano al tamaño estándar de 8,5" x 11."

Nuestra recomendación: fi-8270 de RICOH y ScanSnap SV600

A quienes buscan un escáner de cama plana no les faltan opciones. Estamos orgullosos de llevar más de 50 años a la investigación, el diseño y el desarrollo de algunos de los productos electrónicos más avanzados y potentes del mundo, incluidos nuestros escáneres de nivel profesional de las Series fi y SP.

Diseñados específicamente para los trabajos de gestion documental más exigentes, los escáneres de la Serie fi son capaces de procesar decenas de miles de páginas por día con la máxima precisión. Sus capacidades de integración intuitiva con todas las suites de trabajo existentes minimizan el tiempo de recuperación de valor para las empresas que buscan invertir en herramientas que les reportarán beneficios en los próximos años.

Si busca una experiencia innovadora y superior, le recomendamos el fi-8270, que ofrece una digitalización versátil por la cama plana y el alimentador automático de documentos. Soporta una resolución óptica de 600 PPP, proporcionando digitalizaciones rápidas a 1,7 segundos a traves de la cama plana, y 70 páginas a doble cara por minuto desde el alimentador de documentos. El fi-8270 digitaliza muchos tipos de documentos, incluidos pasaportes y folletos, e incluye un panel LCD a color para una operación sencilla. Haga clic aquí para obtener más información o comprar el resto de nuestra línea de escáneres de producción.

Alternativamente, aquellos que busquen un escáner cenital deberían considerar el ScanSnap SV600. Con capacidad para documentos de hasta 30 mm de grosor, el SV600 es ideal para periódicos, revistas, libros y otros articulos que no caben fácilmente en un modelo de cama plana, incluidos documentos delicados que no resisten una manipulación repetida. El dispositivo permite a los usuarios digitalizar páginas a intervalos fijos para que no tengan que pulsar el botón de digitalización cada vez. Haga clic aquí para obtener más información o comprar el resto de nuestra línea de escáneres de producción.

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