Los recibos pueden ser complicados de manejar, pero con el escáner adecuado no tienen por qué serlo.
La transmisión y almacenamiento de recibos digitales es importante para las empresas que buscan agilizar los procesos contables. Con el aumento de trabajadores remotos, el envío de recibos físicos de gastos por correo es lento y se pueden perder fácilmente en tránsito. Para las pequeñas empresas u oficinas en el hogar, almacenar los recibos puede ser una molestia, ya que el papel térmico puede degradarse rápidamente si no se archiva correctamente.
Los escáneres de recibos pueden mejorar la gestión de registros para usted y su empresa, pero no todos los escáneres son iguales. Siga leyendo para descubrir qué hace que el mejor escáner para recibos se destaque de los dispositivos de digitalización de documentos estándar y qué buscar al comprar uno.
Consulte nuestra guía, Los 11 tipos de escáneres que todo profesional debe conocer, para obtener aún más información y consejos de expertos.
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¿Qué es un escáner de recibos?
Un escáner de recibos es un dispositivo de digitalización de documentos diseñado específicamente para ayudar a procesar recibos financieros impresos. Los escáneres de cama plana pueden procesar una gran variedad de tamaños de página y tipos de documentos, pero sólo pueden digitalizar una imagen a la vez. Los escáneres basados en alimentación pueden procesar más páginas a la vez a un ritmo mucho más rápido, pero muchos están hechos para tamaños de papel estándar y carecen del equipo especializado necesario para digitalizar recibos pequeños rápidamente sin causar atascos u otros errores.
¿Cuáles son las ventajas de un escáner de recibos?
Los escáneres de una sola hoja o incluso las cámaras de los teléfonos pueden ser suficientes para las personas que no procesan muchos documentos. Sin embargo, cualquiera que tenga más de una docena de recibos de un viaje de negocios o un recibo muy largo sabe el tiempo que puede llevar el proceso de digitalizar o fotografiar y luego cargar estos recibos.
Los escáneres de recibos especializados suelen utilizar rodillos diseñados para manejar varios documentos de distintos tamaños sin atascos ni errores. Suelen incluir accesorios que pueden ayudar a alimentar y apilar recibos de distintos tamaños y procesarlos en el mismo trabajo de digitalización. También soportan recibos muy grandes o largos, sin necesidad de recortarlos o digitalizarlos varias veces. Y cuando se combinan con el software adecuado, estas digitalizaciones se pueden nombrar y clasificar automáticamente, lo que hace que los informes de gastos sean más fáciles que nunca.
Qué buscar en un escáner de recibos
Digitalización de alta resolución para papel de recibos
Los recibos pueden ser más difíciles de digitalizar que otros tipos de documentos. Muchos recibos se imprimen en papel térmico, que puede desvanecerse y degradarse rápidamente si no se maneja o almacena correctamente. El mejor escáner para recibos proporcionará una imagen digital lo más parecida posible al original. De este modo, si digitaliza un recibo difícil de leer, al menos se asegura de obtener una copia fiel.
Al buscar un escáner de recibos, asegurarse de que el escáner ofrezca una resolución óptica suficiente, cuanto mayor sea, mejor. También debe equilibrar el tamaño del archivo con la calidad de la imagen, especialmente si va a digitalizar docenas — o cientos — de recibos a la vez. Un escáner que ofrezca 150 puntos por pulgada lineal (PPP) es lo mínimo que debe buscar en términos de calidad de imagen, con 300 PPP ofreciendo el punto óptimo entre calidad y tamaño de archivo.
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Rapidez y versatilidad
Si procesa una gran cantidad de recibos para informes de gastos, necesita un escáner de recibos que mejore el rendimiento y la eficiencia de su flujo de trabajo. El mayor problema con la digitalización rápida es que, a diferencia de los documentos estándar, los recibos rara vez vienen en tamaños uniformes y colocarlos en una bandeja de alimentación sin una preparación adecuada puede generar frustración. Además, el papel de recibos se arruga y se dobla con más facilidad que el papel normal, por lo que hay que tener más cuidado.
El mejor escáner para recibos incluirá un modo de digitalización de recibos y hardware que ayudará a proporcionar imágenes consistentes y de alta calidad. Mientras que la velocidad es importante, la versatilidad también es vital. Para los recibos más largos, tener la capacidad de iniciar y detener manualmente las digitalizaciones para capturar una hoja completa en una sola imagen es una ventaja. De este modo, podrá automatizar la mayor parte posible del proceso.
Software complementario para clasificar recibos
Tener copias digitalizadas de los recibos es práctico, pero asignar nombres, clasificar y archivar manualmente esos documentos digitalizados puede consumir la mayor parte del tiempo que se supone que está ahorrando. Muchos escáneres vienen con software complementario que puede ayudar a procesar grandes volúmenes de documentos, mientras se integra con otros dispositivos en la red de su hogar u oficina.
Asegúrese de comprobar el conjunto de funciones de cualquier software incluido para ver si se adapta a sus necesidades. También debe confirmar la cantidad de licencias permitidas por su compra, en caso de que necesite instalar el software incluido en varios dispositivos o permitir que varios usuarios de su red accedan a él.
¿Sabía que?El software ScanSnap Home puede nombrar automáticamente sus archivos y clasificarlos en categorías, lo que facilita la búsqueda de recibos digitalizados. Haga clic aquí para conocer cómo ScanSnap Home puede ayudarle a mantenerse organizado.
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