Os recibos podem ser complicados de lidar, mas com o scanner certo, eles não precisam ser assim.
A transmissão e o armazenamento de recibos digitais são importantes para as empresas que buscam otimizar os processos contábeis. Com o aumento do número de trabalhadores remotos, o envio de recibos físicos de despesas pelo correio é lento, e os recibos importantes podem se perder facilmente em trânsito. Para pequenas empresas ou escritórios domésticos, o armazenamento de recibos pode ser um incômodo, pois o papel térmico pode se degradar rapidamente se for arquivado de forma inadequada.
Os scanners de recibos podem melhorar a manutenção de registros para você e sua empresa, mas nem todos os scanners são iguais. Continue lendo para descobrir o que faz com que o melhor scanner para recibos se destaque dos dispositivos padrão de digitalização de documentos e o que procurar ao comprar um.
Confira nosso guia, Os 11 tipos de scanners que todo profissional precisa conhecer, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.
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O que é um scanner de recibos?
Um scanner de recibos é um dispositivo de geração de imagens de documentos digitais projetado especificamente para auxiliar no processamento de recibos financeiros impressos. Os scanners de mesa podem lidar com uma variedade maior de tamanhos de página e tipos de documentos, mas são limitados por só poderem digitalizar uma única imagem de cada vez. Os scanners com base em alimentação podem processar mais páginas de uma só vez em uma velocidade muito maior, mas muitos são feitos para tamanhos de papel padrão e não possuem o equipamento especializado necessário para digitalizar rapidamente recibos pequenos sem causar atolamentos ou outros erros.
Quais são os benefícios de um scanner de recibos?
Scanners de uma folha ou até mesmo câmeras de celular podem ser suficientes para pessoas que não processam muitos documentos. No entanto, qualquer pessoa que tenha mais de algumas dezenas de recibos de uma viagem de negócios ou um recibo muito longo de uma compra a granel sabe como pode ser demorado digitalizar ou fotografar e depois carregar esses recibos.
Os scanners de recibos dedicados geralmente usam roletes projetados para lidar com vários documentos de tamanhos variados sem atolamentos ou erros. Eles geralmente incluem acessórios que podem ajudá-lo a empilhar e classificar recibos de tamanhos diferentes e processá-los no mesmo trabalho de digitalização. Eles também podem acomodar recibos muito grandes ou longos, sem a necessidade de cortar ou fazer várias digitalizações. E quando combinadas com o software certo, essas digitalizações podem ser nomeadas e classificadas automaticamente, tornando os relatórios de despesas mais fáceis do que nunca.
O que procurar em um scanner de recibos
Digitalização de alta resolução criada para papel de recibo
Os recibos podem ser mais difíceis de digitalizar do que outros tipos de documentos. Muitos recibos são impressos em papel térmico, que pode desbotar e degradar rapidamente se não for manuseado ou armazenado adequadamente. O melhor scanner para recibos fornecerá uma imagem digital que seja o mais próximo possível do original. Dessa forma, se você estiver digitalizando um recibo que seja um pouco difícil de ler, poderá, pelo menos, garantir que está obtendo uma cópia idêntica.
Ao procurar um scanner de recibos, é preciso garantir que ele ofereça uma resolução óptica suficiente; quanto maior, melhor. Também é necessário equilibrar o tamanho do arquivo com a qualidade da imagem, especialmente se estiver digitalizando dezenas - ou centenas - de recibos de uma só vez. Um scanner que ofereça 150 pontos por polegada linear (dpi) é o mínimo que você deve procurar em termos de qualidade de imagem, com 300 dpi oferecendo o ponto ideal entre qualidade e tamanho do arquivo.
Você sabia?O ScanSnap iX1600 é a "mais recente escolha entre os scanners de documentos de mesa" da PCMagazine, recebendo uma classificação "excelente" de 4,5 em 5. Clique aqui para ler a avaliação completa.
Velocidade e versatilidade
Se você processa muitos recibos para relatórios de despesas, precisa de um scanner de recibos que aumente naturalmente a velocidade e a eficiência do seu fluxo de trabalho. O maior problema com a digitalização rápida é que, diferentemente dos documentos padrão, os recibos raramente vêm em tamanhos uniformes, e colocá-los em uma bandeja de alimentação sem o devido trabalho de preparação pode causar frustração. O papel de recibo também amassa e dobra com mais facilidade do que o papel comum, portanto, é preciso tomar mais cuidado.
O melhor scanner para recibos incluirá um modo de digitalização de recibos e um hardware que ajudará a fornecer digitalizações consistentes e de alta qualidade de seus recibos. Embora a velocidade seja importante, a versatilidade também é vital. Para recibos mais longos, ter a capacidade de iniciar e parar manualmente as digitalizações para capturar uma folha inteira em uma única imagem é uma vantagem. Isso garante que você possa automatizar o máximo possível do processo.
Software complementar para classificação de recibos
Ter cópias digitalizadas de seus recibos é útil, mas nomear, classificar e arquivar manualmente essas digitalizações pode consumir a maior parte do tempo que você deveria estar economizando. Muitos scanners vêm com um software complementar que pode ajudar a processar grandes volumes de documentos e, ao mesmo tempo, integrar-se a outros dispositivos em sua rede doméstica ou de escritório.
Certifique-se de verificar o conjunto de recursos de qualquer software incluído para ver se ele atende às suas necessidades. Confirme também o número de licenças permitidas pela sua compra, caso precise instalar o software incluído em vários dispositivos ou permitir que vários usuários da sua rede o acessem.
Você sabia? O software ScanSnap Home pode nomear automaticamente seus arquivos e classificá-los em categorias, facilitando a localização de recibos digitalizados. Clique aqui para saber como o ScanSnap Home pode ajudar a manter você organizado.
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