Por que usar um scanner com mesa integrada? Principais benefícios para profissionais criativos

A compra de um scanner com mesa integrada pode parecer simples, mas não há dois modelos iguais.

Os scanners com mesa integrada estão entre os scanners mais comuns em ambientes comerciais por um bom motivo. Além de seu design suportar uma grande variedade de tipos de documentos, eles também são intuitivos o suficiente para serem operados por usuários de todos os níveis de habilidade técnica.

E, no entanto, apesar de todos os benefícios dos scanners com mesa integrada, a escolha do scanner certo pode ser um desafio. O setor oferece suporte a uma ampla gama de modelos, desde dispositivos pequenos e operados manualmente até unidades complexas com alimentadores de documentos integrados. Além disso, a maioria desses scanners é destinada a necessidades comerciais específicas, o que torna essencial entender todos os recursos disponíveis antes de fazer a compra.

Confira nosso guia, Os 11 tipos de scanners que todo profissional precisa conhecer, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.

O que é um scanner com mesa integrada para documentos e como ele funciona?

Para capturar imagens, um scanner com mesa integrada usa uma placa de vidro, uma fonte de luz motorizada, uma série de espelhos e lentes e um sensor de imagem. Primeiro, o usuário coloca um documento plano contra a placa de vidro e fecha a tampa. Então, a fonte de luz ilumina cada parte do documento enquanto os espelhos e lentes refletem e transmitem a imagem. O sensor converte a imagem em informação digital. A partir daí, o software de digitalização do computador pode salvar a imagem em um formato de arquivo utilizável.

O design de um scanner com mesa integrada oferece algumas vantagens potenciais sobre um scanner apenas com alimentador de documentos (scanner de mesa). Em primeiro lugar, o papel em um scanner com mesa integrada permanecerá parado. Isso significa que não há como páginas grossas ficarem presas e criarem um atolamento de papel. Além disso, as mesas planas e integradas não danificam documentos delicados ao dobrá-los ou rasgá-los.

Quais são os benefícios dos scanners com mesa integrada?

Os scanners com mesa integrada são inestimáveis para os setores que lidam com materiais frágeis e valiosos. Como os objetos não se movem durante o processo de digitalização, os scanners com mesa integrada minimizam as chances de danificar cada objeto e, ao mesmo tempo, produzem uma imagem de alta qualidade.

O maior benefício de um scanner com mesa integrada é sua capacidade de trabalhar com todos os tipos de itens, inclusive aqueles de tamanho estranho, extragrandes, frágeis, encadernados, mas essa está longe de ser a única vantagem que eles oferecem. Eles também são geralmente baratos e fáceis de usar. A superfície plana de digitalização combinada com uma tampa ajustável é adequada para as necessidades comuns de digitalização das empresas, como:

• Documentos padrão
• Fotografias
• Carteiras de identidade emitidas pelo governo
• Livros
• Obras de arte planas e pinturas em tela

Entendendo as necessidades de seu scanner com mesa integrada

Os scanners com mesa integrada são dispositivos versáteis e eficazes, mas não há dois modelos iguais. Isso se deve ao fato de o mercado atual oferecer suporte a uma variedade de tamanhos e recursos que podem não ser úteis em todos os ambientes de trabalho. Antes de fazer uma compra, avalie suas necessidades imediatas fazendo as seguintes perguntas:

• O que você está digitalizando? Embora os scanners com mesa integrada sejam versáteis, você deve ter certeza absoluta de que eles suportam os documentos ou objetos que você precisa reproduzir.
• Os objetos digitalizados são delicados? As mesas integradas são ideais para preservar fotografias, livros e documentos antigos que podem exigir considerações especiais de manuseio.
• Você precisa digitalizar vários documentos de uma só vez? Se os usuários estiverem digitalizando um grande volume de imagens, pode ser útil adquirir um modelo com um alimentador automático de documentos.
• Qual é o maior documento que você digitalizará? A digitalização de documentos no tamanho carta e/ou A4 geralmente requer menos espaço do que livros grandes.
• Qual é a importância da qualidade da digitalização? Os scanners com mesa integrada suportam uma variedade de resoluções, geralmente de 1.200 pontos por polegada ou mais.
• Os usuários podem alterar facilmente suas configurações? Se os usuários precisarem ajustar o espaço de digitalização ou a resolução, provavelmente precisarão acessar um painel de controle para configurações especializadas. Uma interface intuitiva será essencial se o público em geral tiver acesso a essas opções.

Outros recursos que você pode esperar dos melhores scanners com mesa integrada

Resolução de digitalização

Uma das considerações mais importantes para qualquer scanner de documentos é a qualidade da imagem. Os fabricantes geralmente alcançam essa qualidade na resolução óptica, que é o número máximo recomendado de pontos por polegada (DPI) para o dispositivo. Os scanners com mesa integrada podem variar de 50 DPI a 4800 DPI, dependendo do modelo.

É importante observar que um DPI óptico mais baixo não equivale a um scanner de baixa qualidade. Os DPIs altos parecem impressionantes, mas também reduzem significativamente a velocidade de digitalização, limitando-os a casos de uso específicos. A maioria das empresas nunca precisará desse tipo de resolução. Embora um DPI alto, como 600 ou mais, ofereça uma reprodução muito melhor das imagens, geralmente é um exagero para arquivamento de documentos ou transferência eletrônica, sendo que a média do setor é 300. Outra desvantagem da alta resolução é um aumento matemático no tamanho do arquivo a cada 100 DPI; alta resolução equivale a altos custos de armazenamento.

Qualidade da cor

A digitalização em escala de cinza é ideal para muitos documentos comerciais que não usam cores, e esse método pode ser preferível para criar arquivos que ocupem menos espaço de armazenamento digital do que a captura de cores reais. No entanto, se estiver digitalizando materiais como impressões artísticas, revistas ou qualquer outro material em que a cor seja uma parte importante da imagem, você deve ficar atento a um scanner com mesa integrada que possa capturar não apenas alta resolução, mas também imagens coloridas reais.

Tamanho da mesa integrada

Um dos principais pontos de diferenciação entre os melhores scanners com mesa integrada são as dimensões de suas mesas. A maioria dos scanners com mesa integrada suporta documentos de tamanho padrão A4 / carta, enquanto um scanner de mesa 11x17 pode lidar confortavelmente com um documento A3 inteiro em uma única passagem. Certifique-se de levar em conta o tamanho típico dos documentos que sua organização precisará digitalizar ao escolher o modelo de sua preferência.

Alimentador automático de documentos

Os scanners com mesa integrada podem incluir um alimentador automático de documentos para processar um fluxo constante de arquivos de forma rápida e eficiente. Essa automação é crucial quando os usuários gerenciam um grande volume de documentos e não têm tempo para processá-los manualmente por meio da mesa digitalizadora. Entretanto, os alimentadores automáticos podem não ser necessários se o scanner for usado apenas para itens especializados, como fotografias frágeis que devem ser manuseadas com cuidado.

Velocidade da mesa integrada

A digitalização de documentos com um scanner com mesa integrada sempre será mais lenta do que colocar uma pilha de páginas em um alimentador automático de documentos, pois o usuário precisa trocar manualmente cada página. Entretanto, as velocidades rápidas de digitalização ainda podem reduzir o investimento geral de tempo. Alguns dos melhores scanners com mesa integrada são capazes de digitalizar uma folha de papel A4/carta padrão em pouco mais de meio segundo no modo paisagem, facilitando um fluxo de trabalho mais eficiente.

Varredura sem cobertura

A digitalização plana geralmente é feita colocando-se um documento na superfície de digitalização do scanner e, em seguida, abaixando uma tampa sobre ele. A tampa mantém o documento no lugar e minimiza a contaminação por poeira e luz do ambiente operacional. No entanto, os scanners com mesa integrada que suportam digitalização sem tampa permitem que você deixe a tampa aberta durante a digitalização de documentos. Isso é útil tanto para acelerar o processo quanto para digitalizar a superfície de documentos maiores ou de tamanho inadequado que não cabem na tampa.

Dicas para obter a melhor qualidade de digitalização em um scanner com mesa integrada

Depois de comprar e configurar o scanner com mesa integrada, talvez você queira otimizar a qualidade da imagem. Há algumas etapas que você pode seguir para obter sempre digitalizações nítidas, limpas e realistas:

• Limpe a placa de vidro: Mesmo que você mantenha a tampa fechada quando não estiver usando, as placas de vidro dos scanners de mesa tendem a atrair poeira e impressões digitais. Uma limpeza com um pano de microfibra deve dar conta do recado, mas você também pode usar uma pequena quantidade de água destilada ou limpador de vidros para garantir que o vidro do scanner fique impecável.
• Coloque os documentos na posição mais plana possível: Embora as tampas do scanner com mesa integrada evitam que o papel se mova, elas podem não manter os documentos dobrados ou com vincos perfeitamente planos. Isso pode resultar em arquivos de imagem distorcidos e difíceis de interpretar. Antes de digitalizar uma folha de papel, alise-a o máximo possível. Colocar um livro pesado em cima do documento por algumas horas é uma maneira eficaz de eliminar suavemente as dobras ou os vincos.
• Use papel de construção preto: Se estiver digitalizando documentos de texto com frente e verso, algumas palavras do lado oposto da página poderão vazar. Para evitar isso, coloque um pedaço de papel de construção preto sobre o documento que deseja digitalizar. O peso adicional também ajudará a manter o papel plano. Alguns scanners têm uma opção de fundo preto.
• Ajuste seu software de digitalização: A maioria dos softwares de digitalização tem várias opções de resolução, cor, tamanho do papel, reconhecimento de texto e outros recursos úteis. Tente digitalizar um documento algumas vezes usando diferentes configurações de software. Veja qual delas lhe traz os melhores resultados.

Quem deve usar um scanner com mesa integrada?

Embora os scanners com mesa integrada não sejam tão rápidos quanto seus equivalentes com alimentador de documentos, eles podem digitalizar uma variedade muito maior de itens. As pessoas que desejam digitalizar fotos, revistas, livros, carteiras de identidade e outros itens com dimensões irregulares provavelmente estarão em melhor situação se usarem scanners com mesa integrada. Além disso, eles são úteis para genealogistas e historiadores, pois esses dispositivos têm menos probabilidade de danificar documentos antigos e delicados.

No entanto, se os itens em questão forem extremamente frágeis, também vale a pena considerar um scanner suspenso, como o ScanSnap SV600. Esses scanners não requerem contato físico com o documento em questão, pois capturam imagens a cerca de 30 cm de altura. Os scanners suspensos tendem a ser mais lentos do que os de mesa, mas há menos risco de danificar artefatos insubstituíveis.

Por que comprar um scanner com mesa integrada A3?

Os scanners com mesa integrada são mais acessíveis do que outros designs porque qualquer pessoa pode colocar documentos na superfície de digitalização para criar imagens de alta qualidade. Mas, é claro, esse processo só funciona se o vidro da mesa plana for grande o suficiente para suportar qualquer objeto! As mesas de grande tamanho acomodam a mais ampla variedade de documentos, desde folhas grandes até páginas inteiras de livros.

A compensação pelo tamanho é medida em seu espaço de trabalho restante. Mesmo um scanner com mesa integrada de tamanho modesto pode ser volumoso, e os modelos maiores ocuparão muito mais espaço em uma mesa. As empresas que frequentemente digitalizam documentos grandes devem considerar a preparação de uma estação de trabalho dedicada à digitalização com um scanner com mesa integrada A3 que atenda a quase todas as necessidades. Entretanto, se a papelada em tamanho carta/A4 for mais comum, procure algo mais próximo do tamanho padrão de carta/A4.

Nossa recomendação: RICOH fi-8270 e o ScanSnap SV600

Quem está procurando um scanner com mesa integrada não tem falta de opções. Temos muito orgulho de ter passado os últimos 50 anos pesquisando, projetando e desenvolvendo alguns dos componentes eletrônicos mais avançados e potentes do mundo, incluindo a produção dos nossos scanners fi e SP Series. 

Criados para atender às mais exigentes tarefas de manuseio de documentos, os scanners da série fi são capazes de processar dezenas de milhares de páginas por dia com os mais altos níveis de precisão. Seus recursos de integração intuitiva com todas as suítes de trabalho existentes minimizam o tempo de obtenção de valor para as empresas que desejam investir em ferramentas que renderão dividendos nos próximos anos.

Quando estiver procurando uma experiência inovadora e superior, recomendamos com orgulho o fi-8270, que oferece digitalização versátil como mesa plana integrada e um alimentador automático de documentos. Ele suporta uma resolução óptica de 600 DPI, proporcionando digitalizações rápidas em 1,7 segundos na mesa plana e até 70 páginas por minuto frente e verso a partir do alimentador automático de documentos. O fi-8270 digitaliza vários tipos de documentos, inclusive passaportes e livretos, e inclui um painel LCD colorido para facilitar a operação. Clique aqui para saber mais ou compre o restante de nossa linha de scanners de produção. 

Como alternativa, quem estiver procurando um scanner com captura suspensa deve considerar o ScanSnap SV600. Com suporte para documentos de até 30 mm de espessura, o SV600 é ideal para jornais, revistas, livros e outros itens que podem não caber facilmente em um modelo de mesa - incluindo documentos delicados que podem não resistir ao manuseio repetido. O dispositivo permite que os usuários digitalizem páginas em intervalos fixos para que não precisem pressionar o botão de digitalização todas as vezes. Clique aqui para saber mais ou compre o restante de nossa linha de scanners de produção. 

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