Conheça as principais características de um scanner que permitirá que sua empresa digitalize todos os seus documentos de forma rápida e precisa
Mesmo em um mundo cada vez mais digital, o papel ainda ocupa uma grande parte do nosso dia a dia.
Os escritórios dos EUA usam um total combinado de 12,1 trilhões de folhas de papel todos os anos. Se você trabalha na área jurídica ou médica, sabe que grande parte do seu trabalho é cercada por pilhas de formulários e documentos que precisam ser processados. Pode ser frustrante e demorado vasculhar resmas de papel para encontrar aquele recibo para faturamento ou aquele gráfico final para concluir seu relatório.
É por isso que muitas empresas usam scanners de documentos com alimentação de folhas para ajudar a processar o volume de papelada que encontram durante a operação. Os scanners de alimentação de folhas podem digitalizar milhares - se não dezenas de milhares - de documentos por dia, facilitando o arquivamento e a recuperação de informações, oferecendo opções de compartilhamento mais versáteis entre colegas de trabalho e clientes e permitindo aplicações mais dinâmicas da documentação em papel no seu trabalho.
Há uma grande variedade de scanners disponíveis, e saber qual escolher pode ser difícil. Um bom scanner deve ser capaz de atender às suas necessidades, mover-se na mesma velocidade que você e permanecer confiável sob cargas de trabalho pesadas. Continue lendo para saber mais sobre o que procurar em um scanner de várias folhas e como encontrar o perfeito para seu local de trabalho.
Confira nosso guia, Os 11 tipos de scanners que todo profissional precisa conhecer, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.
O que é um scanner de documentos com alimentação por folha?
Um scanner de alimentação de folhas, também conhecido como scanner de alimentação automática de documentos, é um dispositivo de geração de imagens de documentos digitais projetado para escritórios que lidam com um grande volume de papel. Os scanners de alimentação de folhas armazenam pilhas pequenas a grandes, de 20 a 750 folhas, de papel para digitalizar dezenas de vezes mais rápido do que um scanner de mesa.
Quais são os benefícios de ter um scanner de folha solta?
Lidar com grandes volumes de papel - seja documentação interna, formulários jurídicos ou médicos, recibos, passaportes e outros documentos variados - pode ser incômodo e lento; os scanners de alimentação de folhas aceleram seus processos de digitalização.
Uma vez digitalizados, os arquivos podem ser transmitidos por e-mail ou armazenados em redes internas e podem ser facilmente integrados em relatórios ou apresentações digitais.
Como escolher um scanner de documentos com alimentação por folhas
Certifique-se de que seu scanner possa acompanhar a velocidade de seus negócios
Uma das coisas mais importantes a se ter em mente ao escolher um scanner de várias folhas é saber com que tipo de documentos você trabalha e com que rapidez precisará digitalizá-los. Considere a velocidade do scanner, o tamanho do papel, o tamanho do lote e o volume diário.
Sua empresa processa principalmente páginas de tamanho padrão A4 ou carta ou também lidará com páginas de tamanho A3? Você está digitalizando páginas de um ou dois lados? Você também precisa digitalizar páginas de tamanho irregular ou mais grossas, como recibos, passaportes ou cartões laminados? Qual é a quantidade de papel que você recebe em um determinado dia ou semana que precisa ser digitalizada e com que rapidez ela precisa ser digitalizada?
Um bom scanner de documentos com alimentação de folhas será capaz de lidar com todas essas situações e muito mais. Você precisará de um scanner que possa armazenar centenas de páginas por trabalho e processá-las com rapidez e precisão. Procure scanners que tenham bandejas maiores para ajudar a capturar papéis mais leves ou com formatos estranhos, para que você não tenha que pegá-los do chão ao terminar a digitalização. E certifique-se de que ele possa lidar com documentos mais grossos, para que você não tenha que se perguntar se seus passaportes, cartões de crédito, livretos ou envelopes caberão ou não, ou se permanecerão intactos quando saírem do outro lado.
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Não se esqueça da qualidade da imagem
Digitalizações imprecisas ou de baixa qualidade podem levar à perda de tempo ao tentar refazer as digitalizações, e imagens pouco nítidas podem levar a dados mal interpretados.
Os scanners de várias folhas devem oferecer um bom equilíbrio entre o número de páginas que podem digitalizar por minuto e, ao mesmo tempo, manter a qualidade da imagem. Isso geralmente é feito por meio de uma combinação de hardware de digitalização, que fornece capturas nítidas e de alta resolução dos dados, e software, que pode usar o pós-processamento para melhorar a nitidez e compactar o tamanho do arquivo sem sacrificar a qualidade.
Por exemplo, o fi-8170 oferece detecção de sobredigitalização para estender o alcance da digitalização além do tamanho de papel padrão para capturar os cantos de documentos desalinhados. Sua tecnologia Clear Image Capture garante digitalizações precisas de seus documentos e é capaz até mesmo de remover marcas d'água ou artefatos. Ele também usa o PaperStream IP, um driver compatível com TWAIN/ISIS® que pode limpar e aprimorar ainda mais suas digitalizações.
Seja qual for o scanner escolhido, certifique-se de que ele possa processar seus documentos de forma limpa e precisa, sem introduzir erros próprios.
Encontre um scanner de documentos com alimentação por folhas que dure
As empresas de médio e grande porte recebem tanta papelada para processamento que seus scanners de alimentação de folhas provavelmente estarão em uso constante durante o dia de trabalho. É preciso ter certeza de que o scanner adquirido pode suportar esse tipo de operação diária rigorosa por muitos anos, para que você não tenha que se preocupar com tempo de inatividade ou custos de reparo.
Procure um dispositivo que possua roletes resistentes e motores que possam suportar grandes cargas de trabalho, que podem incluir papéis mais grossos e pesados. A descrição do produto deve informar o volume diário e dar uma ideia de quantas páginas podem ser processadas em um determinado dia, ou fornecer uma estimativa de quanto tempo ele pode operar. Os consumíveis devem durar o suficiente para lidar com centenas de milhares de operações antes de serem substituídas. Se ocorrerem erros de alimentação, eles devem ser fáceis de resolver para que seu dia não seja interrompido.
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Quem está procurando um scanner de documentos com alimentação por folhas não tem falta de opções. Temos muito orgulho de ter passado os últimos 50 anos pesquisando, projetando e desenvolvendo alguns dos componentes eletrônicos mais avançados e potentes do mundo, incluindo nossos scanners de produção da série fi.
Criados para atender às mais exigentes tarefas de manuseio de documentos, os scanners da série fi são capazes de processar dezenas de milhares de páginas por dia com os mais altos níveis de precisão. Seus recursos de integração intuitiva com todas as suítes de trabalho existentes minimizam o tempo de obtenção de valor para as empresas que desejam investir em ferramentas que renderão dividendos nos próximos anos.
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