Um scanner de mesa precisa processar documentos com rapidez, eficiência e sem interrupções, seja em um local de trabalho ou em um escritório doméstico.
O mercado atual de scanners oferece alimentadores automáticos de documentos, flatbeds grandes, unidades portáteis e praticamente qualquer tamanho e formato de dispositivo de digitalização de documentos. Cada um deles pode apresentar velocidades de digitalização impressionantes, resoluções ópticas e outros recursos avançados. Mas quando se trata de uso doméstico e em escritórios pessoais, o fator mais importante é a confiabilidade. Um scanner de mesa não precisa de todos os recursos - ele só precisa processar documentos de forma rápida, eficiente e com o mínimo de interrupções ou erros.
Se a maior consideração ao comprar um equipamento eletrônico é como ele se encaixará no seu espaço de trabalho, um scanner de mesa pode ser o ideal para você. Vamos dar uma olhada mais de perto no que esperar dos modelos atuais.
Confira nosso guia, Os 11 tipos de scanners que todo profissional precisa conhecer, para obter ainda mais conselhos e informações de especialistas.
O que é um scanner de mesa?
Um scanner de mesa é um dispositivo que digitaliza documentos pessoais, como fotografias e documentos diários variados. Entretanto, ao contrário de seus equivalentes voltados para empresas, os modelos de mesa são expressamente projetados para uso individual e em pequenas empresas. Isso significa que eles são razoavelmente compactos, o que permite que os operadores os coloquem em uma mesa ao lado de um computador pessoal.
Em um ambiente profissional, os scanners de mesa são para operadores que não precisam de recursos avançados, mas insistem em equipamentos confiáveis. Dessa forma, os scanners devem ocupar o mínimo de espaço possível e, ao mesmo tempo, ter capacidade total de processar grandes volumes de documentos, desde formulários de registro de clientes até recibos diários e muito mais.
Quais são os benefícios dos scanners de mesa?
Preço
Para a maioria dos escritórios domésticos e pequenas empresas, o benefício mais significativo dos scanners de mesa é o seu valor. O scanner médio de nível profissional pode custar milhares de dólares, refletindo velocidades de digitalização excepcionais, altas resoluções ópticas e outros recursos avançados. Por outro lado, um scanner de mesa com uma gama de recursos mais focada pode ser muito mais econômico. A maioria das unidades ficam em uma faixa confortável de US$ 400 a US$ 1.000, atendendo facilmente às necessidades de digitalização de uma casa ou de um pequeno escritório.
Esse modelo de preço facilita muito a compra de um dispositivo totalmente novo para um escritório doméstico por pessoas físicas. Algumas empresas podem até achar que é econômico comprar vários scanners de mesa e disponibilizá-los para todos os funcionários de um determinado departamento. Se toda a equipe estiver digitalizando documentos diariamente, ter várias unidades de alto valor pode ser uma proposta melhor do que um scanner caro com uma fila que se estende para fora da sala de cópias.
Tamanho compacto
Com exceção de alguns tipos portáteis de dispositivos de digitalização de documentos, os scanners de mesa tendem a ser os mais compactos. A maioria ocupa pouco mais espaço do que uma pilha grande de papel comum, o que é impressionante, considerando que alguns permitem que 100 páginas ou mais sejam empilhadas em seus alimentadores de documentos. Esse tamanho facilita a inclusão de um scanner de mesa em qualquer escritório doméstico sem atrapalhar as instalações existentes no espaço.
O fato de ocupar um espaço mínimo também pode beneficiar as pequenas empresas. Por exemplo, os scanners de mesa eliminam a necessidade de estações de escaneamento grandes e dedicadas, localizadas longe das mesas individuais. Além disso, os proprietários e gerentes de empresas de varejo podem facilmente colocar o scanner fora de vista quando não estiver em uso e recuperá-lo quando necessário. Em resumo, é possível integrar o scanner a qualquer ambiente de trabalho em vez de criar ambientes de trabalho em torno do scanner.
Alto desempenho
Os scanners de mesa podem ser compactos, mas isso não significa que tenham baixo desempenho. Graças aos alimentadores automatizados e às altas velocidades de digitalização, muitas unidades ainda podem processar um grande volume de documentos. Alguns até permitem que o operador implemente configurações personalizáveis para lidar com diferentes tipos de documentos, como cartões de identificação, cartões de visita, envelopes ou documentos longos.
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Recursos dos melhores scanners de mesa
Alimentador de documentos
Há dois casos de uso a serem considerados quando se trata de scanners de mesa. O primeiro é o uso de um alimentador automático de documentos (ADF) para pegar vários - ou várias dezenas - de documentos e digitalizá-los um de cada vez, sem nenhuma entrada adicional do operador. A maioria dos scanners tem configurações personalizáveis para definir se cada documento requer um arquivo de imagem individual ou se todos eles serão páginas em um único documento PDF. O modo de alimentação manual é o segundo caso de uso, permitindo a captura de cartões de crédito, identidades, envelopes e outros documentos espessos.
Ao processar vários documentos usando um ADF, é fundamental minimizar o número de erros que causam transtornos. O mais comum ocorre quando dois registros passam pelo alimentador simultaneamente, deixando de digitalizar todos os lados do papel.
A detecção de folhas de alimentação múltipla identifica esse erro no momento em que ele ocorre e o sinaliza para o operador, identificando até mesmo sobreposições ou comprimentos incomuns de papel. Alguns dos melhores scanners de mesa oferecem configurações personalizáveis para ignorar falsas alimentações múltiplas de recibos colados e notas adesivas. Com esses recursos, os operadores podem incluir documentos de tamanhos variados em um ADF e, ao mesmo tempo, ter confiança nos resultados finais da digitalização.
Varreduras rápidas e ininterruptas
Quer o scanner seja de nível profissional ou projetado para uso doméstico, a última coisa que você deseja é um atolamento de papel. Consulte as avaliações dos clientes e as garantias do fabricante para garantir que o dispositivo escolhido possa sustentar um processo de digitalização ininterrupto. Da mesma forma, investigue a velocidade de digitalização de cada modelo, medida em imagens por minuto (IPM) ou páginas por minuto (PPM). Para um scanner de mesa, 40 a 80 páginas por minuto é uma referência ideal para a eficiência geral.
Software de digitalização de documentos
Quando você opera um scanner, a digitalização em si é apenas metade do trabalho - a próxima etapa é organizar os documentos digitais e disponibilizá-los para os colegas de trabalho. Para isso, muitos scanners são fornecidos com software de digitalização de documentos que ajuda a classificar os arquivos no momento em que são processados. Essas ferramentas facilitam a organização de bancos de dados, o upload de arquivos para o armazenamento em nuvem ou até mesmo a referência de dados de texto de documentos individuais. Esses recursos contribuem muito para aumentar a produtividade fora do processo de digitalização.
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Criados para atender às mais exigentes tarefas de manuseio de documentos, os scanners fi e SP são capazes de processar dezenas de milhares de páginas por dia com os mais altos níveis de precisão. Seus recursos de integração intuitiva com todas as suítes de trabalho existentes minimizam o tempo de obtenção de valor para as empresas que desejam investir em ferramentas que renderão dividendos nos próximos anos.
Ao escolher um scanner de mesa, é importante considerar se ele se destina a um escritório doméstico ou a um espaço de trabalho compartilhado. Recomendamos o ScanSnap iX1600 para uso pessoal. Esse modelo foi projetado para tarefas diárias de digitalização, como o processamento de 40 páginas frente e verso por minuto ou a reprodução de fotos em menos de um segundo. Além disso, o iX1600 permite que você digitalize, gerencie e entregue documentos 33% mais rápido do que outros dispositivos ScanSnap, liberando seu tempo para se concentrar em tarefas de alta prioridade.
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